ARHIVSKI VJESNIK 46. (ZAGREB, 2003.)

Strana - 91

• Pregledi izdanih predmeta po odjelima po referentima po roku vraćanja • Pregled svih potvrda • Djelomičan unos starih predmeta u baze podataka pisarnica (unos podataka u toku) • Unos podataka o starim predmetima. Građani često traže uvid (ili kopiju) u neke stare predmete, koji se čuvaju u pismohrani, a potiču iz vremena prije primjene aplikacije uredskoga poslovanja. Pronalaženje tih predmeta može biti dugotrajan posao za djelatnike pismohrane, pa je definiran poseban dosje 036-05/GG-001 u koji djelatnici pisarnice unose podatke o predmetima starijih godišta. Odlučeno je da se unose samo oni podatci po kojima se predmeti najčešće traže, a to su: PODNOSITELJ, NAZIV PREDMETA, ARHIVSKI ZNAK i ADRESA. Na taj način djelatnici pisarnice mogu građanima odmah dati pouzdanu i brzu informaciju je li traženi predmet u njihovoj pismohrani. Ujedno je moguće primjenom aplikacije uredskoga poslovanja pretražiti pismohrane ostalih područnih odjela i pribaviti tražene podatke za građane. Protekle je godine projekt proširen novom funkcionalnošću, koja omogućuje lakše, sigurnije i brže izlučivanje gradiva. Dosad se izlučivanje gradiva provodilo s točnošću do nivoa dosjea, a sad se svodi na nivo predmeta, no krenimo od početka. Povezivanjem izlučivanja gradiva u pismohrani s postojećom aplikacijom Uredskoga poslovanja postupak se izlučivanja uvelike olakšava. Djelatnici pisarnice primjenom aplikacije Uredskoga poslovanja unose u baze podataka podatke o predmetima onako kako to propisuje Uredba. Postojeći podatci nadopunjuju se specifičnim podatcima koji su djelotvorna pomoć djelatnicima pismohrane pri izlučivanju gradiva. Uz dosje se unosi orijentacijski rok čuvanja za dosje, a uz predmet rok čuvanja za predmet izražen u godinama i/ili kalendarski datum do kojeg se predmet čuva. Postupak izlučivanja gradiva odvija se u nekoliko faza: 1. Gradski ured za opću upravu donosi prijedlog za provođenje postupka izlučivanja s određenim datumom te ga upućuje Državnom arhivu u Zagrebu. 2. Državni arhiv u Zagrebu donosi odobrenje za izlučivanje svih predmeta kojima je do predloženoga datuma istekao rok čuvanja. 3. Gradski zavod za AOP izrađuje sintetičke i analitičke popise gradiva koji prate registraturno gradivo koje se predlaže za izlučivanje i koje se po pribavljenom odobrenju izlučuje.