ARHIVSKI VJESNIK 46. (ZAGREB, 2003.)
Strana - 200
kontekstualna i strukturalna informacija potrebne da bi dokumenti bili razumljivi i upotrebljivi kao zapisi. Kako elektronički dokumenti nemaju fizička obilježja tradicionalnih zapisa koji uspostavljaju odnos između zapisa i njegova funkcionalna i administrativna konteksta, zavisni su ne samo o dobro dokumentiranu administrativnom kontekstu, nego i o informaciji kako su, na koji način, zabilježeni. To bi trebalo biti napravljeno u vrijeme stvaranja elektroničkih dokumenata i zahtijeva uspostavljanje dobrih procedura elektronikčkoga upravljanja zapisima. Čuvanje tih triju komponenta također predstavlja problem prilikom njihova vrednovanja. Zaštiti elektroničke zapise znači osigurati njihovu čitljivost i razumljivost, kako bi se olakšala razmjena podataka kroz vrijeme, pri čemu najveći problem predstavlja kako, u uvjetima brze promjene informacijske tehnologije, osigurati obradu elektroničkih zapisa kao arhivskoga gradiva. 34 Prilikom odabira načina čuvanja elektroničkih zapisa potrebno je voditi računa o osiguranju njihove trajne vrijednosti i autentičnosti, kao i dostupnosti i razumljivosti, koje bi migracije i promjene formata mogle dovesti u pitanje. Suvremeni pristup zaštiti digitalnih podataka obuhvaća nekoliko metoda: o Prijenos elektroničkih zapisa u papirnati ispis ili mikrofilm, danas vjerojatno najzastupljenije. o Primjenu tzv. "arhivskih formata podataka", pod čime se podrazumjeva format u koji se konvertiraju svi digitalni zapisi preuzeti u arhiv na dugoročnu pohranu i čuvanje, neovisno o orginalnome formatu. o Oslanjanje na fizičke medije za pohranu i zaštitu digitalnih zapisa i njihovo čuvanje u izvornom formatu nastanka (magnetske trake i diskovi, CD-romovi). o Migracije, koje predstavljaju korak više od obična pohranjivanja digitalnih zapisa na fizičke medije - metoda se oslanja na program stalnih migracija digitalnih zapisa u suvremene formate zapisa, no ujedno je i najskuplja strategija jer zahtijeva velika ulaganja u nove tehnologije. Ustanoviti najbolji način za održavanje elektroničkih zapisa nemoguće je bez usporednih studija o migraciji podataka i mjerenja učinkovitosti različitih arhitektura sustava, kojih nedostaje u svjetskim razmjerima. Isto tako, niti unutar same arhivske zajednice još nije postignut konsenzus po pitanju trebaju li arhivi ili ne preuzeti fizički nadzor nad elektroničkim zapisima od trajne vrijednosti ili samo nadzirati njihovo čuvanje kod stvaratelja, o čemu se već neko vrijeme vode rasprave. No, zaštita elektroničkih zapisa zasigurno spada u zadaće arhiva, a za 34 Dollar, C. M. Arhivistika i informacijske tehnologije: Utjecaj informacijske tehnologije na arhivsku teoriju i praksu. Hrvatski državni arhiv, Zagreb 1999., str. 10.
