ARHIVSKI VJESNIK 46. (ZAGREB, 2003.)
Strana - 201
njezino učinkovito provođenje nužno je definirati funkcionalne zahtjeve za zaštitu, sadržaj metapodataka te odgovarajuće planove za ispunjene zahtjeva dugoročne pohrane, koju arhivi ponajviše ispunjavaju sudjelovanjem u izradi pravnih propisa i stmčnih standarda. Skandinavske su države uspostavile metode za zaštitu i održavanje elektroničkih zapisa u bazama podataka tijela državne uprave koje su u opticaju već dvadesetak godina. One su se pokazale prikladnima i korisnima pri očuvanju zapisa digitalno cjelovitima, no manjka im mogućnosti za uspješno informacijsko pretraživanje, zbog čega su trajni zapisi u bazama podataka preuzetima u državne arhive prilično nedostupni običnim korisnicima. U Danskoj, Norveškoj i Švedskoj elektronički se zapisi državne uprave normalno preuzimaju u odgovarajuće državne arhive na dugoročnu pohranu. Preuzimanje je u arhive u Danskoj i Švedskoj započelo 1970ih, a u Norveškoj 1980-ih. Podatci se obično preuzimaju kad stvaratelju više nisu potrebni u svakodnevnu radu, arhiv prije preuzimanja radi probni uzorak te se obično čuvaju dvije kopije, jedna u državnom, a druga u regionalnom arhivu. 35 Na Islandu je dugoročna pohrana vladinih elektroničkih zapisa povjerena glavnome računalnom centru u državi. U Švedskoj je jedan regionalni arhiv (Hárnösand) odgovoran za elektroničke zapise preuzete iz područja svoje regije, ali se služi uslugama Državnoga arhiva kao računalskoga centra. Na Islandu i u Finskoj središnji su državni arhivi odlučili zaštitu elektroničkih zapisa povjeriti državnima računalnim centrima. Državni arhivi skandinavskih zemalja zahtijevaju od tijela državne uprave da zapise baza podataka predaju u hardver i softver neovisnim formatima. Preuzete datoteke moraju biti zapisane u 8-bitnom ASCII ili EBDIC (ravne datoteke) formatu. Tablice baza podataka (registri) izdvojene su u zasebne datoteke, a odnosi među njima očuvani su raznim vrstama uputa u datotekama čiji je cilj omogućiti obnavljanje relacijske strukture baze podataka iz tablica u fomatu ravnih datoteka. Pri preuzimanju zapisa u državni arhiv mora ih pratiti popratna dokumentacija dovoljna za sekundarnu analizu. Ova dokumentacija, koju možemo nazvati metapodatcima, mora sadržavati identifikaciju i definiciju svih skupova podataka, dužinu i definiciju svih elemenata podataka i knjige kodova za sve jedinstvene kodove rabljene u zapisima. Uz te već navedene, Danski državni arhiv prikuplja i tiskane informacije o uporabi podataka/sustava kod stvaratelja, Finski državni arhiv informacije o kontekstu, a Švedski državni arhiv, primjerice, opći opis sustava/aplikacije, izvještaj o ulaznim i izlaznim podatcima i mogućnostima, kao i opis procesa sustava te naknadnih modifikacija. Arhivi su do sada zahtijevali da zapisi baza podataka budu isporučeni uglavnom na tradicionalnim poluinčnim 35 Better access to electronic information to the citizen: The relationship between public administratio and archives services concerning electronic documents records management. European Commission. Office for Official Publication of the European Communities, Luxembourg 2001.
