ARHIVSKI VJESNIK 46. (ZAGREB, 2003.)
Strana - 193
za nastanak i čuvanje zapisa te pomaka od vrednovanja zapisa nakon njihova stvaranja na vrednovanje poslovnih funkcija koje se odvija prije stvaranja zapisa. Dok se vrednovanje zapisa u tradicionalnome okruženju često obavlja u kasnijim fazama životnoga ciklusa gradiva, u elektroničkome se okruženju s poslovima vezanima uz vrednovanje i odabiranje mora započeti rano u životnome ciklusu, često još u fazi oblikovanja. U toj fazi organizacija odlučuje koje će joj informaciji trebati za njezino poslovanje, kao i o načinu na koji će ih organizirati i obraditi. Vrednovanje u fazi oblikovanja uključuje identifikaciju funkcija i aktivnosti koje stvaraju arhivsko gradivo, određivanje informatičkoga sustava koji će podržavati funkcije i aktivnosti, identifikaciju arhivskoga gradiva koje će sustav obuhvatiti te projektiranje sustava u svrhu osiguranja pretraživanja, čuvanja i dostupnosti arhivskoga gradiva. Ono također omogućuje arhivima da daju prijedloge o poboljšanju sustava ili postupaka radi ispunjavanja arhivskih zahtjeva. 22 Potreba da se vrednovanje i odabiranje pomaknu na početak životnoga ciklusa zapisa (vrednovanje elektroničkih zapisa prije faze kreiranja u životnome ciklusu) dovela je do opće prihvaćene prakse vrednovanja zapisa utemeljenoga na funkciji, koju su prvi počeli primjenjivati kanadski arhivisti. Kanadski je državni arhiv, naime, usvojio funkcionalno-strukturalni istraživački model usmjeren na stvaratelje zapisa, koji obuhvaća identifikaciju najvažnijih funkcija organizacije, analizu administrativnoga i dokumentacijskoga konteksta zapisa nastaloga tim funkcijama i odabiranje zapisa koji najbolje udovoljavaju evidencijskim zahtjevima. Promjene u porabi elektroničkih informacija, poteškoće u bilježenju transakcija zapisa u elektroničkim sustavima te odvajanje funkcije zapisa od poslovne strukture samo su neki od razloga koji su naveli arhiviste da usvoje fukcionalno vrednovanje elektroničkih zapisa. Funkcionalno vrednovanje, temeljeno na analizi poslovnih postupaka i aktivnosti organizacije, olakšava utvrđivanje elektroničkih sustava za upravljanje zapisima koji sadržavaju arhivsko gradivo te onih zapisa u njima koji imaju arhivsku vrijednost. Suvremeni pristup politici akvizicije, kao i vrednovanju, primjenjuje funkcionalnu analizu rada stvaratelja, kao i uporabu različitih tezaurusa funkcija, stoje na teorijskom i praktičnom polju vidljivo iz brojnih projekata na nacionalnoj i međunarodnoj razini. Jedan od najvećih autoriteta na ovome području Charlies Dolar također je pobornik ideje da se pri odabiru gradiva za dugoročno čuvanje arhivisti trebaju usredotočiti na pitanje evidencijske vrijednosti dokumenta u kontekstu funkcija i djelatnosti iz kojih su proistekli. 23 Obrazlažući to praktičnim iskustvima s kojima su Vodič za upravljanje elektroničkim gradivom s arhivskog stajališta. Hrvatski državni arhiv, Zagreb 1999., str. 39. Dollar, C. M. Arhivistika i informacijske tehnologije : Utjecaj informacijske tehnologije na arhivsku teoriju i praksu. Hrvatski državni arhiv, Zagreb 1999., str. 10.
