ARHIVSKI VJESNIK 46. (ZAGREB, 2003.)
Strana - 194
se arhivisti susretali prilikom utvrđivanja evidencijske i informacijske vrijednosti datoteka, 24 Dollar iznosi da su za elektroničke dokumente potrebni dodatni kriteriji vrednovanja - uz one stare, tu su još i obradivost, mogućnosti povezivanja računalom, tehnička pitanja koja se odnose na čitljivost i prenosivost strojno čitljivih zapisa - koji su i doveli do zalaganja arhivista da se vrednovanje strojno čitljivih zapisa izvrši što prije nakon njihova nastajanja, odnosno do ideje da se kriteriji vrednovanja unesu u oblikovanje računalnih sustava. Jedan je od suvremenih pristupa tom problemu vrednovanje na razini aplikacija informacijskoga sustava, a ne na razini aplikacija računalnih sustava. Ovaj pristup zahtijeva od arhivista da vrednovanje usredotoče na djelatnost ili ovlasti koje proizvode zapis, prije nego na same zapise. S arhivističke točke gledišta funkcije vrednovanja i čuvanja dokumenata trebalo bi ugraditi u dizajn informacijskoga aplikacijskog sustava, kako bi dokumenti trajne vrijednosti bili identificirani i sačuvani, no budući daje to u praksi teško izvedivo, arhivisti bi se trebali usredotočiti na to kako osigurati da elektronička informacija bude identificirana, sačuvana i učinjena dostupnom radi osiguranja odgovornosti (i evidencije) za izvršenje. 25 U elektroničkom oruženju problem ne predstavlja samo trajno čuvanje i dostupnost, već i pitanje vjerodostojnosti, budući da, zbog nepoudaranja fizičke i logičke stmkture elektroničkih dokumenata, elektronički zapis često ne sadržava sve što je potrebno za njegovu jednoznačnu interpretaciju. Ti se dodatni podatci, potrebni za osiguranje prisutnosti konteksta, jednoznačne definicije strukture i provjeru cjelovitosti i autentičnosti, izvode iz načina na koji se funkcionalni zahtjevi za elektroničke dokumente ostvaruju u elektroničkom okruženju i obično se nazivaju metapodatci u upravljanju dokumentima. Poimanje dokumenata kao nečega što se sastoji od podataka i metapodataka potataknulo je interes arhivista za metapodatke, kao što je razvoj elektroničkoga poslovanja potaknuo razvoj standarda i tehnologija čiji je predmet definicija formata i svojstva dokumenta. 26 Postoje različite vrste metapodataka, primjerice o opisu, upravljanju, čuvanju zapisa, ovisno o njihovoj namjeni i sadržaju, kao i brojni standardi metapodataka. 27 Jasno je da bez takvih preciznih podataka o nastanku, životu i obradi elektroničkih dokumenta nije moguće nastaviti brigu o njima nakon njihova preuzimanja u arhiv stoga je razumljiva njihova važnost za arhive. 24 Isto, str. 60. 25 Isto, str. 61. 26 Ivanović, J. Sheme metapodataka i upravljanje dokumentima Arhivski vjesnik, 44(2001), str. 103— 105. 27 Primjerice Dublin Core Metadata Initiative ili australski Recordkeeping Metadata Standardfor Commonwealth Agencis i dr.
