ARHIVSKI VJESNIK 46. (ZAGREB, 2003.)
Strana - 189
cjelini. Vlada je podupirala želje za tehnološkom modernizacijom administracije, te je 1995. godine, nakon dogovora s Državnim arhivom, posebnim predmetom svoje IT strategije učinila mogućnost uspostave potpuno elektroničkoga uredskog poslovanja u javnoj upravi. Osnovana je i Radna grupa Ministarstva istraživanja i informacijske tehnologije, Državnoga arhiva i još nekih institucija radi raščlanjivanja problema "arhiva bez papira", kako općih arhivskih tako i tehničkih. Prijelazom na elektronički stvorene dosjee, u njima će se naći različiti tipovi elektroničkih dokumenata, primjerice oni stvoreni u tekstualnim ili tabličnim programima, skenirani ili oni zaprimljeni elektroničkom poštom, pa se bez obzira na tehničku obradu tih tipova dokumenata moraju ispuniti osnovni arhivski zahtjevi da treba biti moguće identificirati, pokazati i ispisati svaki dokument. Pri kreiranju elektroničkih registraturnih sustava važno je voditi računa i o tome da dokumenti koji pripadaju pojedinačnom spisu trebaju biti uvezani zajedno. S tehničke je strane odlučeno da u arhivskim verzijama koje se s vremenom preuzimaju u državne arhive dokumenti moraju biti pohranjeni na CD-ROMu u TIFF formatu, a datoteke unutar registraturnoga sustava moraju biti pohranjene u ASCII formatu. Finska - Budući da u Finskoj zakonski nikada nije bilo teorijske razlike između upravljanja arhivskim i registratumim gradivom 17 životni je ciklus zapisa kao način pristupa dio "finskoga modela" već dugo vremena, posebice otkad je ranih 1980-ih postavljen cilj u finskoj arhivističkoj praksi, planirati sveobuhvatno upravljanje zapisima organa uprave na način da se pokriju sve faze zapisa, od stvaranja do izlučivanja ili trajnoga čuvanja. U daljnjem je tekstu naveden primjer iz izvještaja radne grupe za elektroničke zapise, iz sredine 1990-ih, koji pokazuje kako su različite faze životnoga ciklusa elektroničkih zapisa bile planirane u Finskoj. Aktivna faza o Zapis je zabilježen u registratumom sustavu svojom registracijom/upisom: vrsta profesionalne autorizacije odvija se sa zaprimanjem i provjeravanjem moguće elektroničke signature. o Integritet i autentičnost zapisa pregledavaju se u unutrašnjem informacijskom sustavu organizacije. o Sustav je službeno pregledavan i kontroliran inspekcijama koje obavlja neovisna treća strana te su zabilježeni svi funkcionalni problemi koji se mogu pojaviti. o I konačno, vrlo važna stvar: određuje se koliko će se dugo zapis zadržati u sustavu - aktivna faza traje oko 10 godina (u stvarnosti, vjerojatno 6-7 godina). Sustavi će se promijeniti tako brzo daje dugo aktivno čuvanje problematično. Vidljivo još iz arhivskoga zakona iz 1981. i uredbe o arhivima iz 1982., te iz trenutno važećih zakonskoh propisa.
