ARHIVSKI VJESNIK 46. (ZAGREB, 2003.)
Strana - 190
Pasivna (poluaktivna) faza o Čuvanje zapisa odvija se off-line. o Zapisi i njihovi metapodatci su u ASCII formatu. o Dvije kopije gradiva presnimljene su u petogodišnjim intervalima. o Izlučivanje zapisa čiji su rokovi čuvanja istekli. Povijesna faza o Zapisi koji su određeni za trajno čuvanje daju se na čuvanje arhivskoj službi dane organizacije ili u arhivsku ustanovu. o Zapisi se čuvaju kao podatci (npr. statističke informacije) tako dugo dok je to tehnički i ekonomski moguće. Gradivo koje nije čvrsto strukturirano i kojim se ne može služiti uporabom jasnih kriterija pretraživanja može biti uzeto u trajno čuvanje u mikroformi. Papirni ispisi mogu se uzeti u obzir kad u pitanju nije opsežno gradivo. o Procedura ispisa treba biti pažljivo planirana i regulirana. o Dokazna vrijednost zapisa temelji se na mjestu čuvanja i na procesu rukovanja zapisom koji mora biti popraćen prikladnom dokumentacijom. Finska se smatra jednom od vodećih zemalja na podmčju primjene elektroničke identifikacije u administrativne svrhe. Većina tijela državne uprave obavlja svoju djelatnost pomoću visoko razvijenih elektroničkih informacijskih sustava, a u bliskoj se budućnosti planira i proglašenje novoga zakona o uporabi elektroničkih metoda u administrativnim transakcijama. Elektronički su arhivi sve uobičajniji na različitim razinama javne uprave, npr. detalji donošenja odluka unutar gradskih vlasti već su dostupni u Finskoj preko Interneta. Organi uprave moraju razviti svoju IT infrastrukturu i odgovarajuće usluge. Sve više i više njih usvaja elektroničke zapise, te se razvijaju različiti novi sustavi upravljanja dokumentima, prilikom čijeg planiranja treba uzeti u obzir zahtjeve vrednovanja i izlučivanja. U siječnju je 1994. započeo projekt izrade inventara vitalnih elektroničkih zapisa u vladinim tijelima koji je za cilj imao napraviti procijenu količine elektroničkih zapisa koji se čuvaju. Uzet je uzorak od 30% tijela i traženi su detalji o njihovim elektroničkim dokumentima. Projektje rezultirao procjenom daje oko 150 GB važnih elektroničkih zapisa u posjedu vladinih tijela, da se taj broj povećava za oko 10% 0 godišnje te da bi ti zapisi trebali biti odgovarajuće arhivski obrađeni. Arhiv je također pokrenuo i projekt koji se odnosi na arhivsko upravljanje elektroničkim informacijskim sustavima i gradivom. Njime su obuhvaćeni problemi postupanja s elektroničkim zapisima i bazama podataka određenim za trajno čuvanje radi osiguranja njihove fizičke zaštite, pouzdanosti i autentičnosti. Finski se državni arhiv bavi i promocijom dobre spisovodstvene prakse, i to kroz forum VALTIPA - mreže informacijskih usluga stručnih djelatnika u
