ARHIVSKI VJESNIK 46. (ZAGREB, 2003.)
Strana - 188
hiv. Dio je IT odjela, zajedno s Odsjekom za održavanje koji održava IT sustave u arhivu i Razvojnim odsjekom. U početku bavljenja arhiva elektroničkim zapisima, 1970-ih, problem s kojim su se danski arhivisti najčešće susretali bio je dobivanje odgovarajuće dokumentacije, što je predstavljalo dio raširenoga problema da su rijetke institucije smatrale EDP sustave prirodnim dijelom svojih arhivskih odgovornosti. Naime, sustavi su shvaćani kao tehnička oprema/sredstva, a ne kao dio pismohrane/arhiva ustanove, što je bilo donekle prirodno u vremenu kada su strojno čitljivi podatci bili duplikati informacije na papim. Čak ni sad sustavi podataka u upravi u pravilu ne privlače toliko pažnje kao papirnati zapisi, što je dijelom posljedica i uobičajene podjele na upravnu i tehničku stranu odgovornosti sustava. Problem razdvajanja upravne i tehničke strane usporedan je podjeli na tradicionalne i EDP arhive u svakodnovnevnoj praksi brojnih arhiva, što je prepreka za razvoj općeg razumijevanja, neovisno o nosaču podataka. U Državnome je arhivu taj proces rano prepoznat, te je zauzet stav da su funkcija i sadržaj EDP sustava razumljiviji u kombiniranom kontekstu, a i proces vrednovanja treba zadovoljiti EDP zapise, kao i odgovarajuće tradicionalne zapise. Na području je spisovodstvenih sustava došlo do korisne suradnje s informatičarima, odnosno prodavačima sustava. Naime, kad se početkom 1980-ih automatizacija uredskoga poslovanja proširila danskom državnom administracijom, prvo tekstualna obrada, a poslije spisovodstveni sustavi, postojalo je tek nekoliko prodavača informatičkih usluga koji su se bavili tim područjem. Državni su se arhivi povezu s njima kako bi ih potaknuli da u sustave ugrade nužne arhivske zahtjeve, primjerice uporabu hijerarhijskih klasifikacijkih planova, periodizaciju i dr. Također im je objašnjeno da sustavi moraju imati strukturu koja će omogućiti stvaranje sustavno neovisne arhivske verzije podataka, to jest sekvencijalnih datoteka na magnetskim trakama sukladno općim arhivskim pravilima, a dodatno je tražena i mikrofiš verzija dostavljene informacije na kraju svakoga arhivskog perioda. Budući daje u tom razdoblju pravna osnova za detaljnu regulaciju djelatnosti u takvim sustavima bila prilično ograničena, mnogo je truda uloženo u rasprave oko kreiranja funkcija sustava tako da i administrativna i arhivska strana budu uzete u obzir, uz neprestano isticanje arhivista da bi struktura koja zadovoljava arhivske potrebe istodobno bila najbolja i iz kratkoročnije administrativne točke gledišta. Gledajući unatrag vidljivo je da je intenzivna suradnja s prvim ustanovama i prodavačima zainteresiranima za upravljanje sustavima automatiziranih zapisa bila dobra investicija s arhivske točke gledišta budući daje kasnih 1980-ih i ranih 1990-ih broj tijela državne uprave koji su primjenjivali takve sustave eksponencionalno rastao. Već spomenutim zakonom iz 1992., u vrijeme kad je većina ustanova u javnoj upravi primjenjivala automatizirane spisovodstvene sustave, stvoren je pravni temelj za neophodne arhivske smjernice koje se odnose na te i na sustave baza podataka u
