ARHIVSKI VJESNIK 46. (ZAGREB, 2003.)
Strana - 187
Uz sve već navedene čimbenike, pri stvaranju je sustava važno pažnju posvetiti i kritičkoj procjeni informacijsko-tehnološkoga (IT) sustava, što pored ostaloga uključuje: o u kojim se IT sustavima elektronički zapisi održavaju o zadovoljavaju li ti sustavi poslovne potrebe i uvjete čuvanja/pohrane o jesu li prikupljeni svi metapodatci potrebni za vrednovanje, a stmkture datoteka/direktorij a odgovarajuće organizirane o udovoljavaju li IT sustavi željenim standardima, načelima i procedurama, o gdje su zapisi fizički smješteni i kako se mogu pretraživati. Najučinkovitiji je način kreiranja sustava za upravljanje elektroničkim zapisima uzeti u obzir tzv. funkcionalne zahtjeve već u fazi planiranja sustava. Usto, treba imati ugrađena sredstva za podržavanje upravljanja zapisima i procesa vrednovanja. Također je potrebno odrediti razdoblja čuvanja određenim tipovima elektroničkih zapisa, a sustav bi trebao pratiti i bilježiti napredak zapisa i uvjete vezane uz njih kako oni stare. Sustav upravljanja zapisima ne bi trebao dopuštati automatsko uništavanje zapisa, ali bi trebao osigurati prikladnu organizaciju i upravljanje procesom vrednovanja. Napose, trebao bi upozoriti administratora na točku gdje je potrebna ljudska intervencija ili odobrenje. Na primjerima skandinavskih zemalja pokušat ćemo pokazati kako je tekao proces uvođenja elektroničkih zapisa u područje arhivske djelatnosti te koje su aktivnosti arhiva u odnosu na elektroničke zapise. Danska - U Danskome su državnome arhivu već početkom 1970-ih, 16 uvidjevši da su EDP (Electronic Data Processing) registri, nastali u različitim sektorima uprave, gradivo od arhivskoga interesa, a 1973. uspostavili posebni EDP odsjek sa zadaćama definiranja pravne obveze javne uprave u odnosu na elektroničke arhive, razvijanja osnovnih procedura za postupak vrednovanja, preuzimanja, održavanja i ponovne uporabe elektroničkih arhiva te preuzimanja inicijative u djelatnome preuzimanju elektroničkih arhiva iz upravnih tijela u državne arhive. Radi potrebe za boljom kordinacijom EDP odsjek je 1980. uključen u Odjel za vrednovanje i preuzimanje, a 1994. njegove su odgovornosti podijeljene između IT-ARK odsjeka, Metodološkog odsjeka i Odsjeka za obradu gradiva. IT-ARK odsjek dio je Odjela za vrednovanje i preuzimanje zadužen za vrednovanje i preuzimanje elektroničkih zapisa. Metodološki je odsjek zadužen za razvijanje tehničkih vodiča/smjernica te dugoročnu pohranu, obradu/odlaganje i zaštitu elektroničkih zapisa preuzetih u ar16 Toming, D. Handling of the electronic records issue and cooperation with public administration : Experience of the Danish National Archives Proceedings of the DLM-Forum on electronic records / DLM-Forum, Brussels, 18-20 December 1996.: Office for Official Publication of the European Communities, Luxembourg 1997. str. 85-89.
