ARHIVSKI VJESNIK 46. (ZAGREB, 2003.)

Strana - 184

nom o arhivima (donesenim 1990.), upotpunjenima brojnim uredbama i propisima središnjih državnih ustanova, među kojima i onih Državnoga arhiva. Budući da su službeni dokumenti neovisni o nosaču podataka, na elektroničke se zapise također primjenjuju navedeni zakonski propisi. Kako u Švedskoj ne postoji razlika između arhivskoga i registraturnoga gradiva, isti se zakonski propisi odnose na sve službene dokumente, bez obzira nalaze li se oni u ustanovi čijim su radom nastali ili u arhivu. Švedski je Državni arhiv zakonski odgovaran za izdavanje pravila i smjernica koje se odnose na uredsko poslovanje upravnih tijela (poglavito na rad pismohrana, pohranu dokumenata u pismohranama te njihovo preuzimanje u arhiv) pa je, sukladno tim pravnim ovlastima, od 1991. izdao brojne propise za državna tijela koja se odnose na različite medije, različite uvjete pohrane/spremišta, tehničke uvjete za materijale i metode koje se odnose na elektroničke dokumente. Više je objavljenih propisa usmjereno na službene dokumente u elektroničkom obliku te pokrivaju različite arhivističke postupke, primjerice održavanje, preuzimanje, opis, izlučivanje i dr. Arhiv je 1994. objavio dva seta smjernica: Pravila i preporuke Švedskoga nacionalnog arhiva za zapise nastale automatskom obradom podataka koje se odnose se na upravljanje elektroničkim zapisima u tijelima državne uprave i njihovu zaštitu u pismohranama stvaratelja te Pravila za preuzimanje zapisa nastalih automatskom obradom podataka u nacionalni arhiv i državne arhive. Isto je tako i Švedski vojni arhiv izdao pravila za preuzimanje gradiva od upravnih tijela u djelokrugu Ministarstva obrane. Finska - U Finskoj također ne postoji bitna razlika između zapisa i arhivskoga gradiva, te se svi zapisi, neovisno o starosti i rokovima čuvanja, smatraju arhivskim gradivom. Na snagu je 1994. stupio novi arhivski zakon

13 u kojemu su definicijom zapisa obuhvaćeni i elektronički zapisi te je istaknut stav da zapis postaje, konceptualno, odmah nakon svoga nastanka dio pismohrane (arhiva) stvaratelja. Upravne se i istraživačke baze podataka tijela državne i gradske uprave također smatraju zapisima i podložne su odlukama Državnoga arhiva o izlučivanju baza podataka. U nekima je slučajevima odlučeno da se cijele baze podataka moraju trajno čuvati, dok su u dmgima samo određeni elementi podatka (polja) određeni za trajno čuvanje (kao papirnati ispisi), a ostatak se može izlučiti. Istim je zakonom određeno da Državni arhiv određuje koji se zapisi trebaju trajno čuvati, a propisuju se i pravila za materijale i metode za opis trajno čuvanoga gradiva, kao i vrsta arhivskih ustanova koja će pohraniti te zapise. Premda je period preuzimanja četrdeset godina, elektroničke zapise teba preuzeti što je prije moguće. Ustanove trebaju odrediti rokove čuvanja svojih zapisa i održavati opće liste s rokovima čuvanja, a Državni arhiv ima pravo dobiti informacije o registaturnom poslovanju državnih i gradskih tijela, vr13 The Archives Law. URL: http://www.narc.fi/law/lawfr.html