ARHIVSKI VJESNIK 46. (ZAGREB, 2003.)

Strana - 185

siti inspekciju nad njihovim pismohranama te im propisivati pravila koja se odnose na registraciju i opis zapisa. Postupanje s elektroničkim zapisima pokriveno je i drugim zakonima, primjerice Zakonom o javnosti službenih dokumenata, Zakonom o tajnosti za javne službenike, Kaznenim zakonom, Zakonom o javnim djelatnicima, Zakonom o datotekama osobnih podataka i Pravilnicima o tajnosti podataka, koji se u mnogim vidovima međusobno preklapaju. Osnovna je premisa Zakona o osobnim podatcima koja se tiče zaštite podataka da osobni podatci koji više nisu potrebni moraju biti izbrisani nakon prikladne obrade. Protivno tome, legislativa u javnome i privatnome sektoru nalaže spisovodi telj ima čuvanje dokumenata i podataka, čak i ako su osobne prirode. Unatoč skandinavskoj tradiciji otvorenosti, elektronički pristup različitim vrstama osobnih podataka nije dopušten. Finski je državni arhiv 1992. objavio Smjernice Državnog arhiva za vrednovanje strojnočitljivih zapisa koje obuhvaćaju operativnu uporabu gradiva, pravne aspekte te potrebe znanstvenoga istraživanja, s naglaskom na istraživačkoj perspektivi. Uredba o arhivskim zahtjevima s obzirom na upravljanje elektroničkom poštom objavljena je 1997., a u pripremi je i novi zakon o "elektroničkoj upravi". Upravljanje elektroničkim zapisima Uvođenje elektroničke uprave i elektroničkoga poslovanja problem je arhivske službe postavilo na sam početak nastanka zapisa, budući da u tome trenutku treba odrediti sve bitne elemente njegove daljnje sudbine. Od arhiva se očekuje aktivno sudjelovanje u procesu upravljanja elektroničkim zapisima tijekom njihova životna ciklusa, što je moguće ukoliko arhivisti zauzmu aktivni, planirani, strateški, funkcionalno-orijentirani pristup u odnosu na stvaratelje zapisa. Pojavom računalnih sustava uvelike se izmijenila veza između organizacijske i poslovnih funkcija organizacije, budući da suvremene poslovne strukture nisu nužno organizirane oko pojedinačne funkcije, već su često multifunkcionalne, a daljnjim razvojem računalne tehnologije, organizacije nalaze nove primjene računala u rukovanju informacijama i komunikacijama. S arhivskoga je stajališta pritom važno da prilikom oblikovanja informacijskoga sustava budu obuhvaćeni arhivski zahtjevi te da se elektronički zapisi sustavno kontroliraju tijekom svoga životnoga ciklusa. Spisovodstveni programi za elektroničke zapise moraju stoga biti potpuno integrirani s onima za zapise na papiru koji potječu iz istoga izvora. Upravljanje je arhivskim gradivom u digitalnom obliku neposredno vezano uz dizajn sustava i osmišljavanje novoga pristupa, tako da arhivisti trebaju ispitati velik broj postupaka vezanih uz uredsko poslovanje. Nove aktivnosti s kojima će se arhivi suočiti, primjerice analiza i kontrola sustava ili upravljanje i implementacija sustava, odvajaju ih od skrbničkih poslova vezanih uz čuvanje gradiva i svrstavaju u poslovno podmčje upravljanja zapisima. Odluke o organizaciji i strukturi infor-