ARHIVSKI VJESNIK 46. (ZAGREB, 2003.)
Strana - 183
Danskom državnom arhivu, premda mogu to učiniti, a u ovlaštenju je ministra kulture, u čijem su djelokrugu arhivi, proširiti te obveze i na gradivo određenih poduzeća, ustanova i udruženja koja se inače ne smatraju dijelom javne uprave. Na podmčju je informacijske tehnologije (IT) ovim zakonom konačno razriješeno staro nesuglasje između Zakona o podatcima i Provedbene uredbe nastalo odredbom da IT registri (s osobnim podacima) ne smiju biti izbrisani bez prethodnoga vrednovanja od Državnoga arhiva i ustanove imatelja. 7 Iznimku čine elektronički registraturni sustavi za koje je, stoje već spomenuto, odlučeno da se čuvaju i preuzmu u državnim arhivima. Konačna odluka o mogućem čuvanju podataka iz svih ostalih vrsta sustava još uvijek leži na Agenciji za zaštitu podataka, no iskustvo iz proteklih petnaest godina pokazuje da su, u gotovo svim slučajevima, poštovane preporuke Državnoga arhiva. Zakonskim se člancima također propisuje da elektronički sustavi za obradu podataka u upravnim tijelima trebaju biti dizajnirani tako da omoguće popunjavanje podataka iz sustava i konverziju u sustavno neovisne arhivske verzije. Nadalje, upravna su tijela obvezna svaki novi spisovodstveni sustav, 8 uključujući planove s pripadnim smjernicama i uputama o procedurama, podastrijeti na odobrenje odgovarajućemu državnom arhivu prije nego što ih puste u uporabu. Štoviše, Provedbena je uredba u djelokrug arhiva stavila i propisivanje tehničkih zahtjeva i načina pohrane elektroničkih formata te odobravanje arhivskih procedura i konverzija u arhivske verzije prije nego što sustavi budu preuzeti na uporabu. Danski je državni arhiv sam odgovaran za izdavanje smjernica o elektroničkim zapisima, no kad se planiraju veće promjene, Arhiv obično traži mišljenje odabranih ustanova/agencija o nacrtu novih smjernica. Propis Elektroničko odlaganje trenutne mogućnosti i preporuke, 9 objavljen 1996., zajedno s okružnicom Državnoga arhiva, namijenjen je tijelima državne uprave čiji su sustavi za pohranjivanje dokumenata, kao i srodni spisovodstveni sustavi, 10 isključivo u elektroničkom obliku. Njime se zahtijeva detaljna, odobrena procedura kako bi se osiguralo da se arhivske verzije mogu eventulno predati Državnome arhivu." Švedska - Švedsko je zakonodavstvo 12 koje se odnosi na službene dokumente pokriveno trima zakonima, Zakonom o slobodi tiska, Zakonom o tajnosti i Zako7 Do tada su brisani, ukoliko više nisu bili potrebni u poslovanju ustanove, bez nadzora. 8 records system 9 Electronic Filing, Current Possibilities and Recommendations dostupno na www.fsk.dk 10 records management " DLM Survey on the Relationship between Public Administration and Archives Services concerning Electronic Records Management in the EU Member States: Denmark. 1999. URL: http://europa.eu.int/ISPO/dlm/Schuerer/htms/denmark.htm f23. 11. 2001.) 12 DLM Survey on the Relationship between Public Administration and Archives Services concerning Electronic Records Management in the EU Member States : Sweden 1999. URL: http://europa.cu.int/I$PO/dlm/Schuerer/htms/swcdcn.htm (23. 11.2001).
