ARHIVSKI VJESNIK 46. (ZAGREB, 2003.)
Strana - 180
Ključne riječi: elektronički zapisi, arhivsko zakonodavstvo, upravljanje elektroničkim zapisima, elektronički spisovodstveni sustavi, skandinavski arhiv, zaštita elektroničkih zapisa Uvod Tehnološki razvoj i nove informacijsko-komunikacijske tehnologije mijenjaju svijet oko nas. Promjene u elektroničkim komunikacijama, obradi podataka te sustavu upravljanja dokumentima promijenile su poslovne procese koje arhivisti moraju dokumentirati i postavile nove zahtjeve pred arhive. Da bi u digitalnom okruženju mogli nastaviti ispunjavati svoje temeljne zadaće, arhivi su prisiljeni prihvaćati suvremene tehnologije stvaranja dokumenata, a da bi to mogli, moraju osuvremeniti tradicionalne arhivske postupke i osmisliti nove načine djelovanja arhivskih ustanova. Osnovna je promjena što su arhivi prisiljeni sudjelovati u kreiranju zapisa, odnosno spisovodstvenih sustava, kako bi osigurali njihovu trajnu dostupnost budućim korisnicima jednom kad budu preuzeti u arhiv. Sukladno tomu nameće se teza da arhivi moraju biti uključeni u cjeloukupni proces upravljanja elektroničkim dokumentima - od njihova nastanka do uporabe. Kako bi potkrijepili tu tvrdnju u ovom ćemo radu navesti neke od osnovnih čimbenika elektroničkih zapisa, od utjecaja na rad arhiva, načine na koji oni mjenjaju arhivsku djelatnost do nekih od problema koje briga za njih donosi arhivima. Za istraživanje djelatnosti skandinavskih zemalja po pitanju elektroničkih zapisa odlučili smo se radi njihova dugogodišnja iskustva na tom podmčju te brige državnih arhiva o njima, uključujući i njihovo preuzimanje u arhive. U njihovu je djelokrugu i uspostavljanje i provođenje sustava za upravljanje zapisima, kao i fizičko sređivanje i dostupnost zapisa. Isto je tako rad s elektroničkim zapisima predmet međusobne suradnje skandinavskih država koja traje već dugi niz godina 1 , stoje urodilo zajedničkim projektom državnih arhiva Danske, Finske, Islanda, Norveške i Švedske, kojeg je početkom 1990-ih prihvatilo Nordijsko vijeće ministara i Nordijsko vijeće za znanstvene informacije (NORDINFO). Projekt TEAM- Tools for Electronic Archives Management 1 bio je usmjeren k istraživanju metoda i tehničkih rješenja pitanja pretraživanja, nosača podataka i fizičkoga smještaja dugoročno pohranjenih elektroničkih zapisa. Svaka je zemlja, sukladno nacionalnim uvjetima, organizirala svoj vlastiti podprojekt, o rezultatima kojih će biti govora u nastavku rada. S obzirom da i hrvatskim arhivima u bliskoj budućnosti predstoji susret s 1 Od sredine 1980-ih održavaju se godišnji sastanci arhivista i informatičara radi razmjene međusobnih iskustava. 1 Projekt se provodio u razdoblju 1993-1995.
