ARHIVSKI VJESNIK 46. (ZAGREB, 2003.)
Strana - 181
elektroničkim zapisima, nadamo se da će primjeri iz prakse arhiva koji su aktivno uključeni u rad s elektroničkim zapisima pomoći u izbjegavanju problema s kojima su se drugi u početku susretali. Zakonodavstvo, pravni propisi i djelokrug arhiva Razvoj i uporaba suvremenih tehnologija pred arhivske su propise postavili nove izazove jer je neophodno riješiti pitanja dokazne vrijednosti i zaštite arhivskoga gradiva na elektroničkim medijima. Promjene do kojih su automatizacija poslovanja i uvođenje elektroničkih dokumenata dovele u spisovodstvenom okruženju, kao i promjena uloge arhivske službe, od spremišta do aktivnoga čimbenika u donošenje standarda i propisa, odražavaju se i na arhivskom zakonodavstvu koje je također prisiljeno mijenjati se, kako ne bi zaostajalo za tehnološkim promjenama i bilo neprimjenjivo u praksi. Suvremeno arhivsko zakonodavstvo definira zapise i arhive, kako bi se jasno odredilo djelokrug državnoga arhiva prema prikupljanju gradiva, a u većini su država elektronički zapisi obuhvaćeni važećim arhivskim zakonom, bilo eksplicitno bilo implicitno. Zakonskim su propisima obično obuhvaćeni i zaštita arhivskoga gradiva, zaštita autentičnosti elektroničkih zapisa, vrednovanje i izlučivanje, preuzimanje zapisa te njihova dostupnost u arhivskoj ustanovi. Da bi osigurali dugoročno čuvanje elektroničkih dokumenata pri donošenju je zakonskih propisa važno definicijom zapisa obuhvatiti sve medije, ustanoviti odgovornost arhiva za upravljanjem zapisima i informacijama te utvrditi ovlast arhiva (ukoliko je arhiv ima) nad zaštitom gradiva izvan arhiva. Kako se suvremeni zapisi stvaraju, ili će se stvarati, u elektroničkom formatu, što ističe problem njihove dugovječnosti - važno je da arhivske institucije prezmu odgovornost nad njihovom zaštitom. Najproblematičnijima u elektroničkom okruženju pokazala 3 su se pitanja pravne definicije arhivskoga gradiva (ukoliko njome nisu obuhvaćeni elektronički zapisi), dokazne vrijednosti elektroničkih zapisa (poglavito u pravnim postupcima), definicija uloge arhiva isključivo kao skrbničke, dugi rokovi preuzimanja (koji nameću dugo razdoblje čekanja prije negoli arhivi mogu vrednovati gradivo ili utjecati na njegovo izlučivanje), nesuglasje između zakonodavstva o zaštiti privatnosti i dostupnosti gradiva te gubitak javnog nadzora arhiva nad zapisima. Zakonodavstvo je, kako smo već istaknuli, uglavnom odraz pravne tradicije i važećih načela pojedine države te se ne može govoriti o jedinstvenoj međunarodnoj regulativi u odnosu na elektroničke dokumente. Ono u čemu se zakonski propisi ponajviše razlikuju unutar pojedinih zemalja jest period preuzimanja u arhive, što je djelomično odraz razlike između arhivskih propisa i prava na dostupnost službenih 3 Vodič za upravljanje elektroničkim gradivom s arhivskog stajališta. Hrvatski državni arhiv, Zagreb 1999., str. 23-25
