ARHIVSKI VJESNIK 45. (ZAGREB, 2002.)

Strana - 47

V. Gotovina, Arhiv republike Slovenije i LOTUS NOTES-Spis, Arh. vjesn., god. 45 (2002), str. 43^49 - preuzimanje u zaokruženim i kompletnim cjelinama, - preuzimanje popisanoga gradiva (zbog lakšeg i bržeg korištenja preuzimat ćemo ga i u elektroničkom obliku i u papirnatom ispisu)

6 i - primjereno tehnički opremljeno. Posljednjih nekoliko godina u Arhivu RS intenzivno radimo na tome da preuzimamo već popisano gradivo, kao što to predviđa i Zakon o arhivskome gradivu i arhivima,

7 koje se može odmah koristiti u znanstveno-istraživačke i druge svrhe. Uvođenjem programa LOTUS NOTES-Spis arhivisti očekuju bitno bolju kvalitetu popisa koje su stvaratelji arhivskoga gradiva obvezni izraditi prije predaje gradiva u Arhiv RS. U Arhivu RS već se neko vrijeme bavimo razvojem posebnog računalnog programa na osnovi Informixa, zvanog Info-arh. Jedan od osnovnih uvjeta u smjernicama za razvoj programa, između ostalog, je i omogućavanje prijenosa određenih podataka već pri preuzimanju arhivskoga gradiva u arhiv, direktno iz baze LOTUS NOTES-Spis u bazu Arhiva. Mogli bi se prenositi podaci koje bi razvrstali u sljedeće elemente popisa: LOTUS NOTES - SPIS DATUM FIZIČKA OSOBA MJESTO <«PRAVNA OSOBA KLASIFIKACIJSKI ZNAK INFO ARH 5. Pohrana gradiva u elektroničkom obliku Nova Uredba iz 2001. govori i o poslovanju s elektroničkim dokumentima što je bitna novost u odnosu na Uredbu iz 1994. godine. Dokumentarno gradivo u elektroničkom obliku pohranjuje se uz pomoć informacijsko-telekomunikacijske opreme koja osigurava podatke: - prikladne za kasnije korištenje, 6 "Dokumentarno se gradivo u elektroničkom obliku, a koje predstavlja arhivsko gradivo, čuva u elektroničkom obliku i otisnuto na papir, ukoliko u prethodnom stavku nije drugačije propisano", Uredba o poslovanju tijela javne uprave s dokumentarnim gradivom, član 66, predzadnji stavak, Službene novine RS, br. 91/2001. 7 Službene novine RS, br. 20/97. 47