ARHIVSKI VJESNIK 45. (ZAGREB, 2002.)
Strana - 44
V. Gotovina, Arhiv republike Slovenije i LOTUS NOTES-Spis, Arh. vjesn., god. 45 (2002), str. 43-49 kalnih zajednica. 2 Do tada je to bilo prepušteno samim upravnim tijelima, pa su ponegdje vodili evidencije u obliku djelovodnih protokola, ponegdje u obliku kartotečnih kazala, a neka su upravna tijela već imala razvijene posebne računalne programe u DOS sustavu (na primjer DOKSIS) koji su podupirali vođenje evidencija dokumentarnoga gradiva. Tako neujednačeno vođenje evidencija dokumentarnoga gradiva pričinjavalo je brojne teškoće arhivistima koji se bave odabirom arhivskoga gradiva iz dokumentarnoga. Na slovenskom se tržištu odjednom pojavio veliki broj različitih programa koji bi trebali omogućavati dobro i vjerodostojno vođenje evidencija dokumentarnoga gradiva. Takvo stanje državne uprave zabrinjavalo je arhiviste, jer nismo imali nikakvu viziju o tome na koji način sačuvati evidencije dokumentarnoga gradiva, koje je označeno kao arhivsko gradivo, kako na osnovi evidencija omogućiti neposredno korištenje toga gradiva te naravno kako koristiti evidencije nakon 30 ili više godina. Zato smo 1994. godine s velikim olakšanjem prihvatili poziv na suradnju Vladinog Centra za informatiku, koji je s nekoliko vanjskih izvođača započeo razvijati jedinstveni program za cijelu upravu. Godina 1994. bila je prijelomna i zbog činjenice što smo te godine dobili novu Uredbu o spisovodstvu, pa su odmah na početku razvoja programa LOTUS NOTES-Spis uvažene i nove odredbe o poslovanja zapisima. 2. Suradnja Arhiva Republike Slovenije sa stvarateljima arhivskoga gradiva Arhiv Republike Slovenije surađuje sa stvarateljima arhivskoga gradiva u: - izradi klasifikacijskih nacrta, - određivanju rokova čuvanja te - odabiranju arhivskoga gradiva iz dokumentarnog. Okvirni nacrt klasifikacijskih znakova priprema nadležno ministarstvo. Na toj osnovi svako tijelo javne uprave izrađuje svoj klasifikacijski nacrt. Prije nego što klasifikacijski nacrt za odlaganje dokumenata potpiše predstojnik, u tijelu javne uprave određuju rokove čuvanja (u središnjim državnim tijelima obično uz pomoć stručnog djelatnika iz Arhiva RS). Rokovi čuvanja određuju se sukladno: - propisima koji neposredno određuju rokove, - iskustvenim predviđanjima te 2 Isto, članak 15. 3 U Sloveniji je za to nadležno Ministarstvo unutarnjih poslova. 44
