ARHIVSKI VJESNIK 45. (ZAGREB, 2002.)

Strana - 45

V. Gotovina, Arhiv republike Slovenije i LOTUS NOTES-Spis, Arh. vjesn., god. 45 (2002), str. 43-49 - konkretnim potrebama poslovanja odnosno djelovanja ustanove. Mogući su sljedeći rokovi čuvanja: - 2 godine, - 5 godina, - 10 godina, - 20 godina, - trajno (trajno se čuva gradivo koje je značajno za samog stvaratelja i nije kulturni spomenik; razmišlja se i o određivanju rokova pohrane trajnoga gradiva - 100 ili 150 godina, ovisno o vrsti gradiva) ili - arhivsko gradivo (arhivsko gradivo uvijek određuje nadležni arhiv Uputom za odabir arhivskoga gradiva iz dokumentarnog). Izuzetno je važno da se gradivo kojemu su protekli rokovi čuvanja izlučuje na osnovi postupaka koje predviđa Uredba o poslovanju tijela javne uprave s dokumentarnim gradivom.

4 U evidenciju dokumentarnoga gradiva u LOTUS NOTES-Spisu već se pri nastanku dokumenta, predmeta ili dosjea upisuju i rokovi čuvanja ili oznake trajno ili arhivsko gradivo. 3. Uputa za odabiranje arhivskoga gradiva iz dokumentarnoga gradiva Osnovna je zadaća arhivista koji surađuje sa stvarateljima arhivskoga gradiva izrada Upute za odabiranje arhivskoga gradiva iz dokumentarnog. Ta uputa obično sadrži dva dijela. Prvi je dio izrađen na temelju klasifikacijskog nacrta za odlaganje predmeta prema sadržaju, a drugi dio je opis arhivskoga gradiva koje se ne odlaže po sadržajnom principu (najčešće publikacije, fotografije, plakati, videokazete). Donosimo primjer iz Upute za odabiranje arhivskoga iz dokumentarnoga gradiva Ministarstva školstva i sporta RS.

5 4 Službene novine RS, br. 91 /2001. 5 Vesna Gotovina, Žarko Štrumbl, Uputa za odabir arhivskog gradiva iz dokumentarnog gradiva, Ljubljana 2000. 45