ARHIVSKI VJESNIK 45. (ZAGREB, 2002.)
Strana - 35
R. Dujmović, K. Čuljat, Projekt uredsko poslovanje - prijem i obrada akata u GZAOP-u u Zagrebu, Arh. vjesn., god. 45 (2002), str. 29-42 • Upit (uvid) u pojedinačni predmet ili akt (samo preko broja klase i rednog broja akta) Ispravnost podataka provjerava se upitom. • Razvođenje predmeta Postupak rješavanja predmeta iziskuje dostavljanje predmeta referentu na rješavanje, eventualno stavljanje predmeta u rok (dok stranka pribavi nedostajuće akte), dok se predmet konačno ne riješi izvorno, obustavom ili stavljanjem ad acta. Ovaj postupak se u transakciji naziva razvođenje predmeta. • Povezivanje predmeta Ponekad se više predmeta rješava jedinstvenim postupkom (ako su vezani jedni uz druge po logici zahtjeva), pa rješenje posljednjeg u nizu znači rješenje svih. Takve predmete referent povezuje temeljem rješenja o povezivanju, a u sustavu se povezuju transakcijom preko ove točke izbornog ekrana. • Otvaranje predmeta iz prošle godine Rad pisarnica i ureda krajem kalendarske godine može biti usporen objektivnim okolnostima (veliki pritisak stranaka, sređivanje podataka tekuće godine i si.), pa ponekad nije moguće obuhvatiti svu pristiglu poštu do 31. prosinca tekuće godine. Zaostatke je moguće nadoknaditi unoseći podatke za proteklu godinu tek početkom nove kalendarske godine, ali samo do 10. siječnja. • Otvaranje novih dosjea tijekom tekuće godine Planom klasa i brojčanih oznaka za novu kalendarsku godinu nije uvijek moguće unaprijed predvidjeti sva događanja sljedeće godine, pa se može dogoditi nedostatak pojedinih klasa tijekom rada. Ova točka transakcije otklanja propust. • Promjene unutarnjeg ustroja ureda i službi Naziv organa / organizacijske jedinice / referenta Promjena naziva organa/org.jedinice/referenta Unos nove organizacijske jedinice Unos novog referenta Brisanje referenta Unutarnji ustroj (po sistemskim šiframa) Unutarnji ustroj (po brojčanim oznakama) > Promjena naziva ustrojstvene jedinice > Unos nove ustroj stvene jedinice > Unos novog referenta u ustrojstvenoj jedinici > Brisanje referenta > Pregled ustrojstvenih jedinica korisnika (po sistemskim šiframa i važećim brojčanim oznakama) 35
