ARHIVSKI VJESNIK 45. (ZAGREB, 2002.)
Strana - 21
S. Ivanović, Problemi izrade funkcionalnih klasifikacijskih sustava, Arh. vjesn., god. 45 (2002), str. 19-28 ISO 15489, a koja se s manjim izmjenama može iščitati iz predloženih strategija niza relevantnih projekata pokrenutih u tu svrhu. 3 Većina koraka koje norma navodi u neposrednoj je vezi s tehnikom izrade klasifikacijske sheme. Kao ključnu točku u njenoj izradi spomenuta metodologija predviđa analizu poslovnih procesa. Ona nam omogućuje da identificiramo funkcije i aktivnosti organizacije ili organizacija, učinimo razvidnim način na koji se odvija poslovni proces, ali i utvrdimo koji spisi trebaju nastati kao proizvod identificiranih funkcija i aktivnosti. Na taj će način ona omogućiti organizacijama da bolje shvate poslovni, pravni i društveno-politički kontekst u kojem djeluju, analiziraju poslovne aktivnosti i čimbenike okoline kako bi identificirali zahtjeve spisovodstva, procijene koliko postojeće strategije udovoljavaju tim zahtjevima, redizajniraju postojeće strategije ili dizajniraju nove, implementiraju, održavaju i revidiraju te strategije. Korištenje rezultata takve analize omogućit će oblikovanje funkcionalnih klasifikacijskih sustava koji nisu predmetno ili sadržajno orijentirani, već dizajnirani u skladu sa sekvencama aktivnosti poslovnih procesa koji stvaraju i koriste zapise. Karakteristike funkcionalnih klasifikacijskih sustava Kroz analizu karakteristika takvih sustava prikazat će se ne samo njihove specifičnosti, bitne razlike u odnosu na one predmetno zasnovane, već i pojasniti trendovi u njihovu oblikovanju. U analizi je, osim primjera iz australske, kanadske i britanske prakse, korišten i primjer klasifikacijske sheme za administrativnu funkciju za tijela uprave u Republici Hrvatskoj 4 . Iako postoji tek u nacrtu, ona će nam poslužiti i i za prikaz bitnih problema i praktičnih rješenja s kojima se susrećemo primjenom metodologije u praksi. Prva i osnovna karakteristika funkcionalnih klasifikacijskih sustava jest, da za razliku od nekih drugih sustava usmjerenih na klasifikaciju predmeta, odnosno područja znanja, kakav je i trenutno važeći u uredskom poslovanju u Hrvatskoj, kao 3 Primjerice naći ćemo je već u australskom standardu AS 4390, a ona je korištena i u izradi takvoga sustava za upravna tijela Novog južnog Walesa (Designing and Implementing Recordkeeping Systems Manual - DIRKS Manual). Za metodologiju korištenu u Indiana University Electronic Records Project vidi: The Indiana University Electronic Records Project: Analyzing Functions, Identijying Transactions, and Evaluating Recordkeeping SystemsA Report on Methodology, Philip C. Bantin i Gerald Bernbom Archives and Museum Infor ma tics: Cultural Héritage Informatics Quarterly, sv. 10, br. 3, 1996, str. 246-266. 4 Tijekom 2002. godine u Hrvatskom je državnom arhivu započeo projekt izrade klasifikacijske sheme za administrativnu funkciju. Predviđeno je da se shemom obuhvate svi opći poslovi koje obavljaju upravna i druga javna tijela u Republici Hrvatskoj. Shema je utemeljena na funkcionalnom načelu, a osim toga predviđa i rokove čuvanja za sve klase koje sadrži. U članku su korišteni primjeri iz Nacrta navedene sheme, čiji se planirani dovršetak može očekivati koncem godine. 21
