ARHIVSKI VJESNIK 45. (ZAGREB, 2002.)

Strana - 22

S. Ivanović, Problemi izrade funkcionalnih klasifikacijskih sustava, Arh. vjesn., god. 45 (2002), str. 19-28 osnovne objekte i kriterije za klasifikaciju uzimaju poslovne aktivnosti. Naime, kao stoje spomenuto ranije, danas je jasno da su funkcije organizacije korijeni poslovnih procesa, koji povratno diktiraju način na koji će se izvoditi određene transakcije, odnosno kako će i koji zapisi nastajati kao njihov proizvod. Cilj je funkcionalnog klasifikacijskog sustava da upravo kroz organizaciju zapisa odrazi način izvođenja poslovnog procesa te tako pruži podršku određenim funkcijama.

5 Na taj će način u sustavu spisovodstva on pružiti prikaz konteksta nastanka i korištenja zapisa, odnosno biti odrazom same provenijencije. Već je na prvi pogled moguće uočiti razlike u odnosu na predmetno zasnovani klasifikacijski sustav, koji je usmjeren na klasifikaciju predmeta odnosno područja znanja u čijoj se osnovi nalazi shema ili plan nastao klasificiranjem cjelokupnog znanja u određene kategorije, nastale na temelju sadržaja odnosno onoga o čemu spisi jesu. Za razliku od toga, predmetom klasifikacije u slučaju funkcionalnih klasifikacijskih sustava postaju dakle funkcije i aktivnosti, a ne dijelovi zapisanih obavijesti. Samim time, klasifikacija više neće značiti smještanje dokumenata u odgovarajuće serije spisa, već u kategorije aktivnosti. Pokazalo se daje takav pristup jedini mogući način da se, posebice u elektroničkom okruženju, štiti status zapisa i osigura sustavno dohvaćanje dijelova poslova u kontekst transakcija utemeljen na klasifikacijskom sustavu. Povezivanje zapisa s funkcijama, aktivnostima i transakcijama koje dokumentiraju, kao i s osobama uključenima u to, je osnova za utvrđivanje: tko ima ovlasti da poduzima neke poslovne aktivnosti ili da izvrši neku službu, tko je odgovoran za poslovnu aktivnost ili službu, koji instrument autorizira aktivnost, kako pristupiti zapisima o poslovnim transakcijama ili instanci koja obavlja neku službu.

6 Funkcionalni pristup odraz nalazi i u određvanju vrsta klasifikacijskih sustava. Naime, danas je općenito prihvaćeno da su vrste funkcionalnih klasifikacijskih sustava izravno determinirane osnovnom podjelom funkcija u svakoj organizaciji ili, na široj razini istorodnih organizacija, na tzv. administrativne i institucijske. U tom kontekstu možemo govoriti o općim klasifikacijskim shemama koje se izrađuju za administrativne funkcije ili poslove odnosno njihov ekvivalent za operativne funkcije u obliku posebnih shema. Osim navedenih, kao o trećoj vrsti, govori se o tzv. granskoj ili resorskoj shemi, koja obuhvaća sve one funkcije i aktivnosti jedinstvene za širu kategoriju institucija, npr. županije, ili za pojedinu djelatnost. 5 D. Bearman, "Recordkeeping Systems", Archivaria 36, 1993, str. 17. 6 G. Ackland, B. Reed, S. McKemmish, "Documenting Bussiness: The Australian Recordkeeping Metadata Schema", http://rcrg.dstc.edu.au/publications/adcs.htm. 22