ARHIVSKI VJESNIK 45. (ZAGREB, 2002.)
Strana - 20
S. Ivanović, Problemi izrade funkcionalnih klasifikacijskih sustava, Arh. vjesn., god. 45 (2002), str. 19-28 praksi uredskog poslovanja, pa tako i hrvatsku. Prije analize njenih temeljnih značajki, potrebno je osvrnuti se na dvije pojave što su velikim dijelom utjecale na promjenu perspektive. U prvom redu to je činjenica da klasifikacijski sustavi danas dobivaju drugačiji karakter i drugačiju ulogu u spisovodstvu. Naime, tradicionalna uloga klasifikacije i klasifikacijskih sustava kao sredstava koja služe isključivo za organizaciju i pretraživanje, danas se bitno proširuje i postaje višestrukom. Tako možemo reći da se oni koriste istovremeno i za sustavno vrednovanje, izlučivanje, kontrolu pristupa dokumentaciji i opis. Upravo je stoga potrebno, već prilikom njihova oblikovanja, uzeti u obzir potrebe i posebne zahtjeve koji proizlaze iz tih raznovrsnih spisovodstvenih funkcija u kojima će klasifikacijski sustavi sudjelovati, odnosno da oni budu oblikovani na način koji omogućuje njihovo uredno izvršenje. Osim navedenog, mijenja se i karakter spisovodstva odnosno koncepta upravljanja spisima u kojem klasifikacijski sustavi trebaju izvršavati te višestruke uloge. Možemo reći da se upravljanje spisima danas općenito smatra važnim dijelom upravljanja poslovnim procesima u organizaciji, jer omogućuje dokumentiranje, praćenje i nadzor tih procesa. To bitno utječe i na samo oblikovanje klasifikacijskih sustava. Naime, iz te vezanosti uz poslovne procese i funkcije proizlazi ijedan važan zahtjev koji se odnosi na klasifikacijske sustave, odnosno klasifikacijske sheme što se nalaze u njihovoj osnovi. To je zahtjev da one trebaju odražavati poslovne procese i funkcije i osigurati da sva poslovna dokumentacija koja pripada određenoj aktivnosti ili funkciji bude s njome jednoznačno povezana. To znači da ćemo se u bitnome morati odmaknuti od njihova tradicionalnog strukturiranja na temelju sadržaja zapisa i usvojiti novu metodologiju izrade klasifikacijskih shema koje nisu objektno ili predmetno utemeljene, već su dizajnirane u skladu sa strukturom poslovnih procesa. Ukratko, u skladu sa suvremenim trendovima potrebno je krenuti u smjeru funkcionalnog 2 , što će u prvom redu značiti da moramo poći od dublje analize funkcionalnih komponenti, aktivnosti i transakcija, kao i procesa, kako bi se na taj način razvile teoretske i metodološke osnove za organizaciju (tj. klasifikaciju) zapisa u skladu sa strukturiranim poslovnim procesima koji stvaraju i koriste zapise. Samo na taj način bit će moguće ostvarenje višestruke uloge klasifikacijskih sustava u spisovodstvu. Izrada funkcionalnih klasifikacijskih sustava Jednu od mogućih strategija za njihovo oblikovanje u skladu s takvim usmjerenjem nudi metodologija izrade spisovodstvenih sustava kakvu preporuča norma 2 Vidi P. Sabourin, "Functional File Classification", http://www.rmicanada.com/functional_classifIcation.htm. 20
