ARHIVSKI VJESNIK 45. (ZAGREB, 2002.)
Strana - 14
D. Rubčić, Stanje i prioriteti rada arhivske vanjske službe u Hrvatskoj, Arh. vjesn., god. 45 (2002), str. 11-17 skoga gradiva koje treba preuzeti u arhiv, zatim u nedovršenoj kategorizaciji stvaratelja, a vjerojatno i još nekim segmentima rada pojedine arhivske ustanove. Što se tiče evidencija što se vode u vanjskoj službi i na kojim medijima, generalno gledajući, svi vodimo evidencije propisane Zakonom (čl. 47 Zakona o arhivskome gradivu i arhivima, NN 105/1997). U čak sedam vanjskih službi vodi se knjiga akvizicija i depozita dok se kod ostalih ove evidencije vode u drugim službama arhiva. Kod ostalih evidencija postoje izvjesne razlike. Očituju se prije svega u samom nazivu pojedine evidencije, dok postoji jedan manji broj arhiva koji ih ne vodi ili smatra da su određeni podaci već zapisani u matičnom listu stvaratelja, pa ih nije potrebno i zasebno evidentirati. Odgovori o tome na kojim se medijima vode postojeće evidencije, pokazali su da još uvijek postoji određeno nepovjerenje prema elektroničkim medijima, pa skoro 40% djelatnika u vanjskim službama još uvijek gotovo sve evidencije vodi na konvencionalan način. Ostali evidentiranje obavljaju paralelno, klasično (papir) i na elektroničkom mediju, a neke pomoćne evidencije vode se isključivo na novom mediju. Zanimljiv je podatak o evidentiranju i količini gradiva na elektroničkim medijima. Niti jedan arhiv u Republici Hrvatskoj nema podatke o količini takvoga gradiva. Samo dva arhiva provela su ankete glede elektroničkih medija, dok je samo jedan od njih dobio i adekvatan odgovor. Od preostalih dvanaest arhiva njih pet bilježi takvo gradivo u okviru zapisnika o redovnom općem pregledu. Ostalih sedam arhiva nema nikakvu evidenciju o gradivu koje nastaje na elektroničkom mediju. Evidentiranje programa i aplikacija (u kojima nastaju informacije) te autora istih, susrećemo samo u jednom arhivu (ali ne sustavno). Na pitanje o sređenosti gradiva i prostoru u kojem se ono nalazi, odgovori su bili šaroliki i zanimljivi. Iako bi se moglo u cijelosti zaključiti da postojeće stanje još uvijek nije u potpunosti zadovoljavajuće, naprotiv, negdje i vrlo loše, ipak je primijećen znatan pomak u posljednjih pet godina. Ovo poboljšanje treba pripisati donošenju novoga Zakona 1997, organiziranju stručnih tečajeva za djelatnike u pismohranama, kao i započetoj kategorizaciji, koja je (iako nedovršena), ipak koncentrirala pozornost i učestalost nadzora djelatnika vanjskih službi prema značajnijim stvarateljima. Napuštena je briga za sve i djelatnici vanjske službe nisu disperzirani u tom smislu, nego postupno sve više svoje obilaske planiraju na temelju procjene vrijednosti stvaratelja gradiva. Neminovno se počelo rješavati pitanje vrednovanja i kategorizacije kao osnovnog zadatka u akvizicijskoj politici arhiva. Može se zaključiti da se na očuvanju pisane baštine, u segmentu vanjske službe, radi na kvalitetniji način, što se odrazilo i na sređenost gradiva. Prema ovoj anketi, Pravilnik o zaštiti arhivskog gradiva i Poseban popis, posjeduje oko 60% stvaratelja na cijelom području Hrvatske (ovaj postotak odnosi se na 14
