ARHIVSKI VJESNIK 45. (ZAGREB, 2002.)
Strana - 15
D. Rubčić, Stanje i prioriteti rada arhivske vanjske službe u Hrvatskoj, Arh. vjesn., god. 45 (2002), str. 11-17 prosjek u RH). Kod jednog arhiva ovaj postotak doseže zadivljujućih 98% za Poseban popis, dok kod drugog jedva 30%. Na kraju ankete željeli smo vidjeti koji su osnovni problemi u radu vanjske službe. Najčešće se kao problem pojavljuje nedostatak djelatnika koji rade u vanjskoj službi. Iz toga proizlazi i neažurnost u obavljanju zadataka. Nepostojanje granskih popisa gradiva s rokovima čuvanja, slaba koordinacija rada između vanjske službe HDA i ostalih vanjskih službi, nedovršena kategorizacija, jedinstveno propisane evidencije, nedostatak Upisnika vlasnika privatnog arhivskoga gradiva te loše vođenje uredskog poslovanja - neka su od gorućih pitanja. Prioriteti i budućnost rada vanjske službe Na temelju prikupljenih informacija o stanju vanjskih službi u Hrvatskoj što su pristigle anketiranjem svih državnih arhiva te na osnovi višegodišnjeg praćenja rada istih, neophodno je poduzeti sljedeće korake: - Osnažiti vanjsku službu brojčano te što je još važnije stručno (adekvatnom naobrazbom i afinitetima: uz stručne djelatnike s visokom stručnom spremom, svakako je potreban i odgovarajući evidentičar /SSS/, a valja razmisliti i o potrebi osobe s odgovarajućim informatičkim znanjem, radi davanja uputa o čuvanju i zaštiti gradiva na novim medijima; takav djelatnik ne bi morao biti vezan samo za vanjsku službu). Pitanje nabrojenih kadrova može se riješiti zapošljavanjem novih djelatnika ili zbog nemogućnosti realizacije ovog prvoga, koristiti vlastite resurse, reorganizacijom unutar Arhiva. - Kontinuirano raditi na vlastitoj edukaciji, praćenju zbivanja drugih arhivističkih zajednica i trendova. Primjena i prilagodba ponajboljih iskustava, ali kritički, bez doslovnog preslikavanja propisa koji ne odgovaraju našoj faktičnoj i zakonskoj praksi i okruženju. - Povećati utjecaj na aktivan život dokumenta: zasad nemamo nikakve ovlasti glede uredskog poslovanja, niti u kontroli izvršenja, a kamoli u kreiranju sustava, što se vrlo nepovoljno odražava na stanje gradiva kad jednom dođe u pismohranu, da ne govorimo kad završi u arhivu. - Hitno i neodložno poboljšati kvalitetu suradnje s odjelima za sređivanje i obradu gradiva unutar arhiva, i to ne suradnje formalnog karaktera, već stvarno korištenje njihovih stručnih potencijala. To bi znatno pojačalo učinkovitost vanjske službe. - Ujednačiti rad vanjskih službi - odrediti standarde (evidencije, nadzor i dr.). - Obaviti vrednovanje stvaratelja gradiva, na temelju čega je potrebno izraditi kvalitetnu kategorizaciju kao osnovu akvizicijske politike arhiva. Prilikom svrsta15
