ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)
Strana - 80
T. Ćepulić, Međunarodni standard ISO 15489 "Information and documentation Records management", Arh. vjesn., god. 44 (2001), str. 77-84 Svaki spisovodstveni sustav mora biti u stanju očuvati četiri svojstva dokumenta: autentičnost, pouzdanost, cjelovitost i upotrebljivost. Osmo poglavlje, Oblikovanje i primjena spisovodstvenog sustava, podijeljeno je u pet dijelova. Nakon prvog, općeg dijela, navedena su osnovna svojstva spisovodstvenog sustava: - spisovodstveni sustav mora biti pouzdan, što znači da mora rutinski zahvaćati sve dokumente koji nastaju u njegovom djelokrugu; organizacija dokumenata mora odražavati poslovne procese stvaratelja; dokumenti moraju biti zaštićeni od neovlaštenog pristupa; sustav mora rutinski služiti kao osnovni izvor informacija o akcijama o kojima svjedoči; sustav mora osigurati pristup dokumentima i metapodacima, - drugo svojstvo spisovodstvenog sustava je cjelovitost, koja se između ostaloga osigurava ograničavanjem neovlaštenog pristupa, - treće svojstvo je usklađenost sustava s poslovnom politikom organizacije, pravnim propisima i očekivanjima zajednice, - spisovodstveni sustav nadalje mora biti sveobuhvatan, tj. pokriti sve poslovne aktivnosti organizacije, - spisovodstveni sustav mora biti sustavan. Treći dio osmog poglavlja govori o oblikovanju i primjeni spisovodstvenih sustava. Ovdje su navedena osnovna načela koja treba imati u vidu: - spisovodstveni sustav treba bilježiti sve što se događa s pojedinim dokumentom - treba izabrati pravi medij i mjesto čuvanja dokumenata, s obzirom na rokove čuvanja i nužnost dokumenata u slučaju katastrofe - treba omogućiti čuvanje dijela dokumenata na drugim lokacijama, bilo unutar organizacije ili uz usluge drugih organizacija - za elektroničke dokumente treba osigurati konverziju i migraciju - treba osigurati dostupnost i upotrebljivost dokumenata - spisovodstveni sustav treba olakšati donošenje odluka o rokovima čuvanja i uništavanju dokumenata. Četvrti dio osmog poglavlja općeg dijela standarda, Metodologija oblikovanja i primjene, detaljno je razrađen u smjernicama u kojima čini čitavo treće poglavlje. Oblikovanje spisovodstvenog sustava podijeljeno je u osam koraka, koji nisu zamišljeni kao jednostavni linearni niz, već primjena svakog pojedinog koraka ovisi o potrebama, uočenim nepravilnostima u sustavu i promjenama u poslovnim funkcijama i vrstama dokumenata koje stvaratelj proizvodi. Ti su koraci: 80
