ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)
Strana - 81
T. Ćepulić, Međunarodni standard ISO 15489 "Information and documentation Records management", Arh. vjesn., god. 44 (2001), str. 77-84 1) Preliminarno istraživanje, čija je svrha shvaćanje konteksta u kojem organizacija djeluje i uočavanje čimbenika koji utječu na stvaranje dokumenta. 2) Analiza poslovne aktivnosti. Ovaj korak će pojasniti veze između poslovnih funkcija organizacije i dokumenata koje ona stvara. Rezultat ovog koraka može biti dokumentacija koja opisuje poslovne procese, klasifikacijska shema koja prikazuje funkcije i aktivnosti ili neki drugi prikaz poslovnih procesa. Ovaj korak može pomoći u izradi tezaurusa i lista s rokovima čuvanja. 3) Identifikacija potreba za dokumentima. U ovom koraku identificira se potreba organizacije da stvara i čuva dokumente o svojoj poslovnoj aktivnosti. 4) Procjena postojećih sustava. Ovaj korak važan je za uočavanje slabosti spisovodstvenog sustava. 5) Identifikacija strategija za zadovoljavanje zahtjeva spisovodstvenog sustava. U ovom koraku mogu nastati standardi, preporuke i druge vrste dokumentacije koje reguliraju na koji će način dokumenti nastajati, biti zahvaćani sustavom, korišteni i čuvani. 6) Oblikovanje spisovodstvenog sustava. Rezultat prethodnog koraka u ovom se oblikuje u sustav koji ispunjava zahtjeve definirane u trećem koraku. U praksi, granica između ovoga i prethodnog koraka nije uvijek jasna. 7) Primjena sustava. Ovaj korak treba biti proveden tako da se u najvećoj mogućoj mjeri izbjegne ometanje normalnog obavljanja poslovnih funkcija organizacije. 8) Revizija poslije primjene. U ovom koraku mjeri se učinkovitost sustava radi uklanjanja nepravilnosti i stvaranja sustava nadzora. Načini provedbe ovog koraka uključuju analizu stvaranja i organizacije dokumenata u odnosu na poslovne funkcije, razgovore s djelatnicima, istraživanja i proučavanje dokumentacije nastale u sklopu drugih koraka. Peti dio osmog poglavlja standarda daje kratke upute o prekidanju primjene spisovodstvenog sustava. Nakon prekida, niti jedan dokument ne smije biti dodan u sustav, a proces prekidanja mora biti detaljno dokumentiran. Deveto, najopsežnije poglavlje standarda opisuje procese koje spisovodstveni sustav uključuje. Ova je tema također vrlo istaknuta u smjernicama, u kojima čini oko polovice teksta. Procesi u spisovodstvenom sustavu su sljedeći: 1) Određivanje dokumenata koji će biti zahvaćeni sustavom. U provedbi ovog koraka treba uzeti u obzir pravni kontekst, poslovne zahtjeve i rizik u slučaju da dokumenti nisu uključeni u sustav. 2) Odlučivanje o tome koliko dugo će se dokumenti čuvati. Pri donošenju odluke treba uzeti u obzir sve elemente navedene za prethodni proces. 81
