ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)

Strana - 72

M. Štambuk-Škalić, Uloga pismohrane u upravljanju zapisima, Arh. vjesn., god. 44 (2001), str. 71-76 primanja, preko obrade, distribucije, organizacije, pohrane i pretraživanja, do odluke o njihovoj konačnoj sudbini".

2 U toj definiciji očituje se odgovornost ustanove da organizira, koristi i nadzire sustav za upravljanje vlastitim zapisima, odnosno da pomoću njega osigura efikasnost i učinkovitost postupaka unutar tog sustava. Stručnjaci koji obavljaju te poslove su records manageri odnosno spisovoditelji, dakle djelatnici koji imaju nadzor nad upravljanjem zapisima, pa su prema tome odgovorni za nastanak, vrednovanje, zaštitu i korištenje zapisa svoje ustanove. U hrvatskom arhivskom zakonodavstvu nije definiran pojam spisovodstva, nego samo pojam pismohrane u Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima iz 1997: "Pismohrana je ustrojstvena jedinica u kojoj se odlaže i čuva arhivsko, odnosno registraturno gradivo do predaje nadležnom arhivu". Ova definicija određuje samo jedan uži segment poslova koji su u nadležnosti spisovoditelja, pa se u daljnjem tekstu pojam pismohrane odnosi na cjelovitu službu koja upravlja dokumentima od njihove koncepcije, pa sve do predaje državnim arhivima.

3 Također, s obzirom na informatički razvoj, ta služba obvezno treba obuhvatiti i elektroničko poslovanje, pa se pojam zapis koristi za cjelovitost arhivskoga gradiva i arhivskoga gradiva u nastajanju, tj. za sve dokumente koji nastaju u radu ustanove, bez obzira na mjesto i vrijeme njihovog nastanka i na oblik ili nosač na kojem se čuvaju. Što je nužno za stvaranje sustava spisovodstva? Svaki stvaratelj zapisa mora osigurati sveobuhvatno razrađen sustav spisovodstva, odnosno kako je naprijed definirano, sustav upravljanja vlastitim zapisima. S obzirom da sustav spisovodstva čini skup ideja o naravi zapisa kojima se upravlja, potrebno je odrediti načela po kojima se s tim gradivom postupa i metode i postupke za primjenu tih ideja i načela.

4 Pri tome je potrebno razraditi i ostvariti dva osnovna međusobno zavisna elementa sustava: - politiku spisovodstva i - program spisovodstva. Politika spisovodstva je sadržana u normativnim propisima svake ustanove i u ustroju službe koja ga provodi. Normativni propisi najčešće se donose u obliku uredbe, uputstva, naputka, okružnice, pravilnika, smjernica (rjeđe zakona), u kojima se službeno propisuju svi postupci koji se u ustanovi trebaju primjenjivati za učinko2 T. Thomassen, Arhivisti i records manageri: ista struka, različite odgovornosti, Arhivski vjesnik, sv. XLIII, Zagreb 2000, str. 9. 3 Taje služba najsrodnija onim poslovima koje obavljaju službe tzv. uredskog poslovanja. 4 L. Duranti.str. 211. 72