ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)
Strana - 73
M. Štambuk-Škalić, Uloga pismohrane u upravljanju zapisima, Arh. vjesn., god. 44 (2001), str. 71-76 vito upravljanje vlastitim zapisima. Također se određuje ustroj službe koja je nadležna upravo za provođenje sustava spisovodstva (pisarnica i pismohrana) te mehanizmi odgovornosti i nadzora nad sustavom i njegovim provođenjem. 5 Program spisovodstva mora proizlaziti iz svojstava same ustanove i svojstava zapisa koje ona stvara (prema načelu da svaka ustanova djelotvorno, učinkovito i odgovorno vodi svoje poslove te da o svojim radnjama i odlukama čuva pouzdano, nepatvoreno, zgusnuto i upotrebljivo svjedočanstvo u pisanom obliku). Dabi se osmislio i izradio program spisovodstva, od odlučujuće je važnosti poznavanje ustanove-stvaratelja arhivskoga gradiva. To poznavanje se odnosi: - na njezinu funkciju (skup apstraktno gledanih djelatnosti kojima je svrha zajednička), - na njezine poslove, - na njezine nadležnosti (ovlasti dodijeljene određenoj fizičkoj ili pravnoj osobi da obavlja niz djelatnosti u okviru neke funkcije), - na njezine ciljeve, - i zatim na sam ustroj, organizaciju i način djelovanja. 6 Najbolji uvid u sve funkcije rada ustanove pružaju upravo zapisi koje ona proizvodi, odnosno koji nastaju njezinim djelovanjem i koji čine njezin arhivski fond. Na temelju uvida i proučavanja ustanove i njezinih zapisa, odgovorni za upravljanje zapisima trebali bi izraditi program spisovodstva čija je svrha: - osigurati izradu, upotrebu, održavanje, zaštitu, čuvanje, odabiranje i izlučivanje dokumenata, shodno operativnim, upravnim, zakonskim, financijskim te istraživačkim i studijskim potrebama ustanove, - smanjiti vrijeme utrošeno na odlaganje i pronalaženje arhivskih zapisa, - smanjiti troškove održavanja i čuvanja arhivskih dokumenata, - osigurati oblikovanje i održavanje te olakšati korištenje cjelovitog i upotpunjenog arhivskog fonda, kadrog pružiti točno i vjerodostojno svjedočanstvo o životu ustanove. 7 Program spisovodstva sastoji se od: - sustava klasifikacije/razredbe, - plana odlaganja zapisa i - priručnika. 5 L. Duranti, str. 201. 6 L. Duranti, str. 202. 7 L. Duranti, str. 202. 73
