ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)

Strana - 27

J. Kolanović, Arhivska služba Republike Hrvatske: stanje i izgledi razvoja, Arh. vjesn., god. 44 (2001), str. 11-32 ka, Izgradnja standardiziranih sustava i usluga za pristup i pretraživanje, Obrazovanje djelatnika koji sudjeluju u upravljanju dokumentima. 1. Razvoj informacijske i komunikacijske infrastrukture Suvremene informacijske tehnologije sve više prodiru u svakodnevno poslovanje organizacija i sve više poprimaju obilježja i funkcije ključnoga poslovnog sustava o kojemu ovisi njihova uspješnost, a ne tek pogodnog sredstva za obavijanje određenih poslova. Proizvodi i usluge koje arhivi nude danas moraju biti dostupni u elektroničkom obliku i širokom krugu korisnika, prilagođeni postojećim tehnologijama, očekivanjima i navikama korisnika. To pak zahtijeva izgradnju i uvođenje informacijskih sustava koji obuhvaćaju sve poslovne funkcije arhiva i redizajn njihovih proizvoda i usluga u skladu s očekivanjima okruženja u kojem djeluju. Informatizacija arhivske službe jedan je od prioriteta i preduvjeta za razvoj arhivske službe u Hrvatskoj u cjelini. Pri kraju smo izrade jedinstvenog informacijskog sustava (ArhIS) koji obuhvaća sve funkcije arhiva (nadzor nad stvarateljima, preuzimanje gradiva, obrada i opis arhivskog gradiva, korištenje i zaštita), te stvaranje jedinstvenih baza podataka (registar fondova za RH, vodiči za arhivsko gradivo i dr.). Povezivanje arhivskih ustanova međusobno i njihovo uključivanje u europsku mrežu arhivskih ustanova (EUN) preko Interneta, omogućit će otvaranje arhiva svim potencijalnim korisnicima, tako da se u prvoj fazi pružaju informacije o arhivu i arhivskome gradivu, a s vremenom i samo gradivo koje se postupno digitalizira. U tome smo se opredijelili za tzv. hibridnu tehnologiju koja povezuje sustav zaštite i korištenja arhivskoga gradiva: u svrhu zaštite gradivo se mikrofilmira, a mikrofilmirano gradivo se digitalizira radi korištenja on Une. Kao pretpostavka za umrežavanje i razmjenu informacija neophodno je prihvaćanje međunarodnih standarda u arhivskoj djelatnosti, kako za normirane zapise (ISAAR/CPF) tako i za opis arhivskoga gradiva (ISAD/G). 2. Razvoj i uvođenje standarda za upravljanje dokumentima, razmjenu i trajnu zaštitu podataka Od osobite važnosti je postupno razvijanje cjelovitog sustava za upravljanje dokumentacijom, koji će pored arhiva obuhvatiti i proces nastajanja dokumenata i rukovanje dokumentacijom u organizacijama - stvarateljima gradiva. Za ovo je potrebno pristupiti razvoju jedinstvenih standarda podataka i funkcija sustava te postupno umrežavanje sa stvarateljima arhivskoga gradiva i uspostavljanje komunikacije i suradnje u vrednovanju i obradi arhivskoga gradiva. Nepostojanje ovakvog sustava, kao elektroničke varijante uredskog poslovanja, jedna je od osnovnih zapreka 27