ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)

Strana - 25

J. Kolanović, Arhivska služba Republike Hrvatske: stanje i izgledi razvoja, Arh. vjesn., god. 44 (2001), str. 11-32 "records managementom", imalo je dosta negativnih posljedica u zaštiti arhivskoga gradiva. Postoji niz teorijskih i praktičkih postavki koje afirmiraju i postavljaju nužnim da se ojača i na nove osnove postavi suradnju i tijesnu povezanost arhiva i stvaratelja arhivskoga gradiva. Navedimo samo neke: - suvremeno poimanje spisa kao "continuum": jedinstveni postupak ili "put" spisa u procesu od nastanka do davanja zapisa na korištenje, pri čemu kod nastanka, vrednovanja i korištenja suvremenih informatičkih zapisa pojam "continuuma" prerasta u jedinstven proces upravljanja informacijama; - integracija funkcije upravljanja spisima i arhivskim gradivom; - uvođenje elektroničke uprave i elektroničkoga poslovanja u proces klasifikacije i vrednovanja dokumenata postavlja se na sam početak - kod nastanka dokumenta. Navedene teorijske i praktičke postavke pretpostavljaju novu ulogu arhiva, ali i preispitivanje lika suvremenoga arhivista. Arhivi danas sve više sudjeluju u sljedećim funkcijama: - u stvaranju jedinstvenoga sustava spisovodstva (records managementa); - u izradi jedinstvenih klasifikacijskih (razredbenih) sustava. Do sada su uredsko poslovanje i klasifikacijski sustavi bili u isključivoj nadležnosti uprave. Danas u tome arhivi preuzimaju inicijativu te stvaraju klasifikacijske sustave, koji sadrže i rokove čuvanja pojedinih vrsta zapisa. - u stvaranju sustava funkcionalnoga makrovrednovanja zapisa (utvrđuju se ustanove koje na različitim područjima obavljaju funkcije od temeljnoga značenja za državu: uprava, znanost, gospodarstvo itd.) i funkcionalnoga mikrovrednovanja na razini stvaratelja i to na razini serije/niza. U Hrvatskoj još i danas postoji podijeljenost između uprave i arhiva. Uprava se brine za uredsko poslovanje i klasifikaciju dok se arhivi brinu za arhivsko gradivo u strogom smislu riječi - gradivo koje ima trajnu vrijednost. Ta podvojenost dovela je gotovo do raspada sustava uredskoga poslovanja odnosno records management-a. Nužna je tijesna suradnja koja bi, po našemu mišljenju, morala imati polazište u Arhivskoj upravi odnosno Ravnateljstvu koje bi imalo interministerijalni karakter. Nedovoljna je današnja praksa da arhivi obavljaju samo nadzor nad arhivskim gradivom u nastajanju. Primjeri europske i američke prakse pokazuju da arhivi trebaju preuzeti mnogo aktivniju ulogu u cjelokupnoj koncepciji stvaranja records management-a, klasifikacije, utvrđivanja rokova (i mjesta čuvanja) arhivskih zapisa u pojedinim fazama njihova "životnoga ciklusa" - od nastanka do porabe. 25