ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)

Strana - 127

M. Guercio, Stvaranje, upravljanje i čuvanje digitalnih zapisa. Uvod za nacionalne i međunarodne smjernice, Arh. vjesn., god. 44 (2001), str. 123-132 tehnološko i financijsko ulaganje u ovome području, posebno u obliku nacionalnih i međunarodnih smjernica i standarda za stvaranje i čuvanje elektroničkih spisovodstvenih sustava. Naravno, uvijek je važno investirati u ljudske potencijale, kako bi se unutar svake organizacije usvojila opća pravila i postupci i oblikovali standardni modeli. Novi kulturološki pristup nije moguće izbjeći ili jednostavno nadomjestiti nizom tehnoloških projekata. Nacionalne i međunarodne smjernice za stvaranje i čuvanje elektroničkih spisovodstvenih sustava Organizacijska i tehnološka složenost spisovodstvenih sustava razvijenih u digitalnom okruženju čini nužnim razvijanje istraživačkih projekata koji se mogu razviti u međunarodne standarde i nacionalna pravila i smjernice za podupiranje ulaganja u te sustave i lociranje njihovih problematičnih točaka.

2 Najplodonosniji primjeri na ovome području, ovdje analizirani s više pažnje, su: - ISO Standard za upravljanje spisima - Kodeks postupka (15489) - inicijativa iz 1999. godine Zaklade za upravljanje informacijama i spisima {Information Records Management Trust) i Svjetske banke za podupiranje dostupnosti informacija i odgovornosti uprave - evropske smjernice Zahtjevi oblikovanja za elektroničke spisovodstvene sustave - MOREQ (Model requirements for electronic record keeping systems).

3 15489 ISO Standard 15489 ISO Standard "Upravljanje spisima-kodeks postupaka" je sustavan pristup upravljanju spisima i smatra se ključnim sredstvom organizacija i globalnog društva "za zaštitu i čuvanje dokumenata kao čvrstog dokaza njihova djelovanja i kao izvora informacija o njihovim aktivnostima, kako bi se osigurala odgovornost pred sadašnjim ili budućim zainteresiranim stranama". Ciljevi ISO standarda su: - odrediti koji dokumenti trebaju nastati, koje informacije trebaju sadržavati i koja se razina točnosti pri tome traži, - odlučiti u kojem obliku i na koji način takvi zapisi trebaju biti kreirani i zabilježeni, 2 Važnost procesa standardizacije, posebno na području informacijske i komunikacijske tehnologije, nedavno je naglasilo Povjerenstvo evropskih zajednica, u "Izvještaj Povjerenstva Vijeću i Evropskom parlamentu o akcijama poduzetim slijedom rezolucije o evropskoj standardizaciji usvojene od Vijeća i evropske skupštine u 1999", Bruxelles, 26. rujna 2001, COM(2001)527 final. 3 Više informacija o ISO standardu može se pronaći na ISO web stranici, (http://www.iso.ch/ iso/enlSOOnline.openerpage) MOREQ smjernice su dostupne na adresi IDA programa http://www.ispo.cec.be/ida. 127