ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)
Strana - 128
M. Guercio, Stvaranje, upravljanje i čuvanje digitalnih zapisa. Uvod za nacionalne i međunarodne smjernice, Arh. vjesn., god. 44 (2001), str. 123-132 - odrediti kriterije za pretraživanje i upotrebu dokumenata i rokove do kojih ih treba čuvati da bi ti kriteriji bili zadovoljeni, - odlučiti o načinu na koji organizirati dokumente da bi oni mogli biti korišteni, - osigurati da spisi nastaju i da se njima upravlja u skladu s tim zahtjevima, - čuvati spise i učiniti ih dostupnima radi ispunjavanja poslovnih zahtjeva i zahtjeva zajednice, sada i u budućnosti, - udovoljiti pravnim i normativnim zahtjevima, primjenjivim standardima i organizacijskoj politici. Radna knjiga i Knjiga izvora: inicijativa IRMT i Svjetske banke za zemlje u razvoju Inicijativa IRMT i Svjetske banke za zemlje u razvoju je naravno druge prirode, ali može ponuditi relevantnu perspektivu u ovom području, zbog njezina pragmatičnog pristupa u pristupu složenim zahtjevima u složenim i teškim situacijama. Cilj inicijative je bio promovirati metodologiju koja bi osigurala bolji pristup javnim informacijama u zemljama u razvoju. Instrumenti proizvedeni u toku projekta su bili: - radionice "Informacije radi odgovornosti" - opća metodologija dana u radnoj knjizi - ostali temeljni materijali na raspolaganju u tzv. "Knjizi izvora". Neki zaključci IRMT-WB projekta važni su za temu ovoga referata pa bi ih bilo korisno sumirati: - informacije imaju ključnu ulogu u osiguranju odgovornosti, - zakonodavstvo o slobodnom pristupu informacijama i sustavi za upravljanje spisima su ključ za postizanje odgovornosti i osiguravanje pristupa informacijama, - normativni okvir za upravljanje spisima je ono što građanima jamči pravo pristupa informacijama, - elektronički sustavi za upravljanje spisima premještaju naglasak na građane i povećavaju mogućnosti da se provjerava djelovanje službenika, političara, spisovoditelja i informatičara, - potrebni su politika, standardi i smjernice. Poslije ove analize priznavanje uloge spisovodstva u inicijativama Svjetske banke je bilo i konkretno provedeno. Svjetska banka je posebno odlučila: - kao manji dio svakog budućeg projekta uključiti spisovodstvo (najmanje 1% proračuna), što ima za cilj da se na razini vlade uvede program za upravljanje spisima, 128
