ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)

Strana - 107

J. Ivanović, Sheme metapodataka u upravljanju dokumentima, Arh. vjesn., god. 44 (2001), str. 103-121 Različita određenja upravljanja dokumentima i njihov utjecaj na oblikovanje metapodataka Oblikovanje shema metapodataka u upravljanju spisima ovisi o tri čimbenika koji mu prethode: o predodžbi o tome stoje upravljanje spisima i što sve obuhvaća, o tehnološkom i poslovnom okruženju u kojem se provodi, te o ulozi metapodataka u pojedinim spisovodstvenim funkcijama. Razviti shemu metapodataka koja će se moći koristiti danas nije osobito teško, no razvoj dobre i uspješne sheme koja će biti šire prihvaćena, nije lagan posao. Da bi ovakva shema bila upotrebljiva potrebna su tri sastojka: određeno, kroz skup pojmova formalizirano razumijevanje odsječka stvarnosti za koji se shema radi - semantika, skup pravila kojima se ti pojmovi povezuju u smislene iskaze o stvarima i pojavama u zadanome odsječku stvarnosti - gramatika, i protokol kojim je takve iskaze moguće razmjenjivati - komunikacija. Za upravljanje dokumentima za sada imamo nekoliko prijedloga za semantičku razinu, pa ćemo se baviti uglavnom ovim aspektom shema. Najprije u svezi s definiranjem odsječka stvarnosti. Iako nam se ponekad čini da su stvari već unaprijed definirane i da treba samo ispravno očitati njihovu strukturu, sheme uvijek odražavaju određen pogled na stvari, način na koji je autor razumio područje ili problem kojim se bavi i cilj koji želi postići. Varijacije će biti izraženije stoje složenije područje za koje se radi shema, a to područje ćc biti onoliko složeno koliko se funkcija u njemu prepoznaje i uobličava i koliko se ulazi u pojedinosti. Na području upravljanja dokumentima dovoljno je usporediti, npr. spomenuti australski model s američkim ili našim važećim propisima o uredskom poslovanju. Poredak stvari sam po sebi nije zadan i ista stvar se može izraziti na različite načine koji ne moraju i često nisu sukladni, upravo zato jer shema samo formalizira jedno razumijevanje stvari i ciljeva koji se žele postići.

9 U principu ne postoji neutralna shema, kao što ne postoji niti neutralan pogled na stvari. U našem primjeru radi se o tome što upravljanje dokumentima jest i što uključuje, npr. da li uključuje i poslovne procese koji proizvode dokumente, kao što sugerira australski model ili se može smatrati cjelovitim i bez njih. Više ovisi o načinu gledanja na stvari (o čemu je teško postići suglasnost), nego o umješnosti u oblikovanju. Ako se neizbježnost ovakvog perspektivnog uokvirenja smjesti u širu ili globalnu domenu primjene, kakav je web, možemo razumjeti tvrdnju daje shema uvijek politična i da podrazumijeva određenu asimetričnost, dajući prednost vlasniku 9 Usp. Lagoze, C. Accommodating Simplicity and Complexity in Metadata : Lessons from the Dublin Core Experience. Izlaganje na seminaru o metapodacima koji su organizirali Archiefschool i Netherlands Institute for Archival Education and Research, 8. lipnja 2000. Dostupno na adresi: http://www.archiefschool.nl/. 107