ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)

Strana - 104

J. Ivanović, Sheme metapodataka u upravljanju dokumentima, Arh. vjesn., god. 44 (2001), str. 103-121 Uvod Ozbiljniji interes za metapodatke pojavio se među arhivistima u svezi s problemom zaštite, preuzimanja i upravljanja elektroničkim dokumentima. Obradivost i razmjerna nestabilnost zapisa i medija, ovisnost o softverskom i hardverskom okruženju i brzo zastarijevanje tehnologije izazvali su zabrinutost u pogledu trajnog čuvanja i dostupnosti elektroničkih zapisa, pa su ta pitanja negdje do sredine devedesetih i bila u središtu interesa.

1 No, pokazalo se da elektronički zapisi imaju još jednu osobinu koja ne samo da otežava trajno čuvanje, nego može dovesti u pitanje njihovu iskoristivost kao pouzdanog i vjerodostojnog sredstva za poslovnu komunikaciju i valjanu dokumentaciju poslovnih aktivnosti, uključujući i naknadnu provjeru i dokazivanje, što su sve odlike koje dokument tradicionalno treba imati. Kako se fizička i logička struktura elektroničkog dokumenta ne podudaraju, elektronički zapis često ne sadrži sve stoje potrebno da bi se moglo jednoznačno interpretirati njegov kontekst, porijeklo, cjelovitost i autentičnost, ponekad i strukturu. Elementi podataka koji bi to omogućili možda su i postojali, ali ne u samome zapisu, ili, ako ih zapis sadrži, nisu funkcionalno iskoristivi, naročito u smislu provjere cjelovitosti i autentičnosti - što su opet zahtjevi kojima dokument tradicionalno treba udovoljiti. Iz toga slijedi da se koncept dokumenta u elektroničkim sustavima treba izraziti kao logička jedinica koja pored sadržaja sadrži i podatke koji osiguravaju prisutnost konteksta, jednoznačnu definiciju strukture i provjeru cjelovitosti i autentičnosti. Ti podaci, zajedno sa strukturom koja ih određuje kao cjelinu, obično se nazivaju recordkeeping metadata - metapodaci u upravljanju dokumentima, a izvode se iz načina na koji se funkcionalni zahtjevi za elektroničke dokumente ostvaruju u elektroničkom okruženju.

2 Kada se na dokument počelo gledati kao na nešto što se sastoji od podataka i metapodataka, pri čemu o metapodacima ovisi i sama definicija dokumenta i to da se neki skup podataka može smatrati dokumentom, oni su postali dio 1 Za pregled osnovnih područja usp. Dollar, Ch. Archival theory and information technologies: the impact of information technology on archival principles and methods. Macerata 1992. i sažeti prikaz u: Ivanović, J. Arhivska teorija i tehnologija. Arhivi, knjižnice, muzeji : mogućnosti suradnje u okruženju globalne informacijske infrastrukture. Zagreb 1998, str. 38-50. 2 Sredinom devedesetih godina pokrenuto je nekoliko projekata čiji je cilj bilo utvrditi funkcionalne zahtjeve za upravljanje dokumentimau elektroničkom okruženju. Dva koji su ostavili najviše traga su: projekt Sveučilišta u Pittsburghu "Functional Requirements for Evidence in Recordkeeping" i projekt Sveučilišta British Columbia "Protection of the Integrity of Electronic Records." U oba projekta se pod funkcionalnim zahtjevima krije opis cjelokupnog spisovodstvenog sustava, kako ga autori razumijevaju. Osim u brojnim publikacijama koje se bave ovim ili onim aspektom ovih dvaju projekata, informacije o njima se mogu naći na: http://www.sis.pitt.edu/~nhprc/ odnosno http://www.slais.ubc.ca/users/duranti/. Zanimljivu usporedbu donosi: Marsden, P. When is the Future? Comparative Notes on the Electronic Record-Keeping Projects of the University of Pittsburgh and the University of British Columbia. Archivaria «(1997), str. 158-173. 104