ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)

Strana - 105

J. Ivanović, Sheme metapodataka u upravljanju dokumentima, Arh. vjesn., god. 44 (2001), str. 103-121 rasprave o bilo kojoj temi koja se odnosi na upravljanje dokumentima. Pri tome ima dosta pretjerivanja i pojednostavljivanja te se često čini kao daje potrebno samo oblikovati pravu shemu metapodataka i određeni problem će biti riješen. Čini mi se daje tu postavljen pogrešan redoslijed stvari, odnosno da prije treba vidjeti što sve obuhvaća upravljanje dokumentima i da se tek tada može pristupiti problemu metapodataka. Iako se s pravom kaže da metapodaci nisu nešto što već ne poznajemo pod nekim drugim nazivima (uredske evidencije, obavijesna pomagala i si.), dvije stvari povezane s upotrebom ovog pojma kada je riječ o elektroničkim podacima, zaslužuju dodatni komentar. To su područje primjene određenog skupa metapodatka i odatle izveden problem interoperabilnosti, te njegova uloga u procesima sustava čiji je dio. Upravljanje elektroničkim dokumentima uvijek je vezano uz poslovno i tehnološko okruženje u kojem se odvija i stoga sustav za upravljanje dokumenata nije poželjno izolirati. Organizacije koje koriste neki takav sustav vjerojatno već koriste jedan ili više poslovnih sustava, alata za kreiranje i uređivanje dokumenata i komunikaciju s poslovnim partnerima. Elektronički zapisi koje njihov sustav zahvaća mogu u načelu nastati bilo gdje, u raznim oblicima i prema raznim standardima i specifičnostima izvorišnog ili komunikacijskog sustava - okruženje u kojem se odvija upravljanje dokumentima u osnovi je globalno, heterogeno i uvijek otvoreno, podložno promjenama koje se ne daju unaprijed predvidjeti ili propisati. Da bi u takvom okruženju pojedini sustavi mogli komunicirati i obavljati dijeljene transakcije, potrebna je neka minimalna razina usklađenosti i funkcionalnosti. Kako sustav za upravljanje dokumentima, među ostalim, treba biti cjelovit i integriran u rutinsko poslovanje organizacije,

3 to praktički znači da ovisi o interoperabilnosti. Čak i bez toga, ako imamo u vidu daje ovaj sustav samo jedan od informacijskih i komunikacijskih sustava koje neka organizacija koristi u poslovanju, standardi i specifikacije koje se tu pojavljuju, recimo u razvoju struktura metapodataka za Internet, zajedno s problemima i dvojbama koje odatle proizlaze, postaju mjerodavni za strukture metapodataka u upravljanju dokumentima. One se na neki način trebaju odrediti prema sadašnjim i budućim uslugama pretraživanja i pristupa podacima u globalnom okruženju, na razini državne uprave, tematskih portala ili prema tehnologijama i strukturama podataka u elektroničkom poslovanju. Metapodaci u upravljanju dokumentima ne služe samo, niti prvenstveno, pronalaženju i dohvatu podataka, kao što je slučaj s pojedinim poznatijim shemama, kao stoje Dublin Core. Pogledamo li pažljivije ono što se kaže o funkcionalnim zah3 To je i zahtjev međunarodnog standarda za upravljanje spisima ISO 15489 - Records management. 105