ARHIVSKI VJESNIK 43. (ZAGREB, 2000.)

Strana - 73

D. Eržišnik, Informatizacija i uredsko poslovanje - povijesni pregled i perspektive, Arh. vjesn., god. 43 (2000), str. 67-76 državna tijela, pretpostavljalo se, mogu ga preuzeti kao informatički ili klasičan model. Uredba i prateći propisi stupili su na snagu 1988. godine. Nasuprot namjerama, dogodilo se suprotno. Ostala tijela nisu ga preuzela, a model je uskoro napušten i zaboravljen. Sve stoje od njega ostalo bili su novi propisi koji su i sada na snazi. Njegov glavni nedostatak bili su troškovi. Zamisao o nestanku pismohrane nije se ostvarila, jer je radi čuvanja originala morala ostati. Uz terminalsku mrežu ostala je kao paralelna služba, a osim toga, mnogo je koštala i sama mreža. Na sve to dodani su i najveći troškovi prijepisa i osnivanja nove službe, koja je zamijenila klasičnu pisarnicu. Primjera radi, dok je klasična pisarnica imala svega tri djelatnika, nova je morala imati najmanje desetak. Osim toga, troškove nije bitno smanjila ni uputa da se predmeti veći od sedam stranica ne prepisuju, nego umjesto njih izrađuju tzv. infonnativni sažeci. Ustvari, radilo se o tome, daje izraditi sažetak vjerojatno i teže negoli načiniti njegov prijepis. Da sve bude još gore, ni ti sažeci - uz sve troškove - nisu mogli zamijeniti izvorne spise. Model kao takav, ostao je u funkciji svega tri godine. S početkom 1990. napušten je i u pismohrani za čije je potrebe izrađen. U isto vrijeme, u informatizaciji uredskog poslovanja time je dovršena i prva faza. Pokazalo se, naime, da su zamisli bez obzira koliko dobre, zapravo bile ispred svojeg vremena. S tehničke strane, zamisao o uvođenju teksta mogla se riješiti jedino prijepisom, a s pravne strane, pretpostavke za zamjenu dokumenata elektronskim zapisima nisu još postojale. Uz sve troškove, posebno nesuvislim smatrala se dvostruka pismohrana, ona klasična i ona za prijepise. Drugim riječima, ako se klasična već morala čuvati, onda ona druga i nije bila potrebna. Prema tome, jedina logika vodila je povratku pismohrane. U tom slučaju prijepis nije ni potreban, smanjuju se troškovi, a informatizacija može ostati, ali samo na bazi klasifikacijskih oznaka. Isto tako, napuštaju se terminalska organizacija i pretraživanje po tekstu. Jednom riječju, nakon dva koraka naprijed, slijedio je jedan natrag. Na tim koncepcijskim podlogama započinje onda nova reorganizacija ili druga faza u informatizaciji. Započinje 1990. godine i također u istoj pismohrani. S tehničke strane, podlogu za tu reorganizaciju činila su osobna računala, koja se tih godina uvode i u sve ostale uredske poslove. Smatralo se, naime, da su klasifikacijske oznake dovoljno razrađene i da efikasno pretraživanje, uz podršku računala, omogućuju i one same. Zbog toga se uz povratak pismohrane, koja ponovno postaje klasična i ponovno uvodi u funkciju, in73