ARHIVSKI VJESNIK 43. (ZAGREB, 2000.)

Strana - 74

D. Eržišnik, Informatizacija i uredsko poslovanje - povijesni pregled i perspektive, Arh. vjesn., god. 43 (2000), str. 67-76 formatizacija prenosi na pisarnicu i svodi na vođenje evidencija. Referenti više ne mogu sami pretraživati, nego to umjesto njih obavlja pismohrana. Pretraživati se više ne može po tekstu, nego samo po evidencijama i po klasifikacijskim oznakama. S praktične strane, kao i u slučaju ranijih arhivskih znakova, odlučujuću ulogu dobiva razvrstavanje po klasifikacijskim oznakama. Pretraživati se može samo po njima, a one se određuju na temelju subjektivne ocjene. Baziran samo na toj ocjeni i ukupan sustav postaje nesigurniji. Naime, dok se pretraživati moglo i po tekstu i po oznakama, svaka od tih metoda bila je kontrola za onu drugu. Ukoliko je oznaka i bila subjektivna, kontrola se nalazila u tekstu. Sada, kada to više nije bilo moguće, sustav pada na sigurnosti i time gubi na kvaliteti. S arhivske strane, druga posljedica te reforme odnosi se na revitalizaciju pismohrane. Prema prvim zamislima, njoj nije namijenjena aktivna uloga i trebala je biti likvidirana - što je između redova provedeno i u propisima. Drugim riječima, kao takva, sada se uz iste propise morala prilagoditi novim uvjetima - uvjetima aktivne pismohrane. Poseban problem kod toga predstavljale su preširoko razrađene klasifikacijske oznake bez jasnog kontinuiteta. Prilagođene jedino pretraživanju, ove oznake u klasičnoj pismohrani pretpostavljaju i veliki broj neznatnih jedinica, čime postaju nepregledne. S druge strane, povezivanje tih jedinica, kao drugo moguće rješenje, zbog nejasnog kontinuiteta nije u praksi uvijek jednostavno. Ukratko, za drugu fazu može se konstatirati daje to modernizirana verzija klasičnog modela. Modernizirana utoliko, što se u poslove pretraživanja uključuju računala. S praktične strane, reaktivirana pismohrana nije mogla udovoljiti zahtjevima u čijem je centru bila zamisao o njenom uništenju. U najkraćim crtama, bila bi to i dijagnoza i razlozi sadašnje krize. 4. Perspektive Gledajući sve stoje prethodilo, prva faza značila je ne samo preambiciozni, nego i preveliki korak naprijed. Vrijeme za takav korak kao i drugi uvjeti nisu još bili sazreli. Zbog toga je nakon toga druga faza morala značiti korak unatrag. Prema tome jasno je i da perspektiva donosi vraćanje na prvu fazu, ali sada u potpuno drugim uvjetima. S koncepcijske strane značilo bi to vraćanje na pretraživanje prema dvostrukom modelu, a s organizacijske, na pretraživanje na terminalima. U pogledu pismohrane, ovo posljednje vodilo bi dalje u njenu likvidaciju. Razvoj u tom pravcu postaje neizbježan, jer je prevladalo mišljenje daje svaki klasifikacijski sustav, ukoliko se bazira samo na oznakama, u biti nesiguran. U tom pogledu ni najšira razrada ne može ukloniti te nedostatke. Radi se jednostavno o to74