ARHIVSKI VJESNIK 43. (ZAGREB, 2000.)

Strana - 72

D. Eržišnik, Informatizacija i uredsko poslovanje -povijesni pregled i perspektive, Arh. vjesn., god. 43 (2000), str. 67-76 većoj pismohrani, čiji godišnji prirast doseže i do pedeset tisuća predmeta, a s druge, o službi koja je po svojoj političkoj ulozi i financijskim sredstvima, mogla i morala biti reprezentativna. Pretpostavljalo se, naime, da se predmeti jednostavno mogu prepisati i da nakon toga bez dostave, referenti mogu i sami pretraživati. Osim toga, smatralo se, prijepisom se olakšava i pretraživanje, jer se ono moglo obavljati ne samo po oznakama iz klasifikacije, nego i po svakoj riječi iz teksta. U biti radilo se o jednom praktičnom koraku naprijed. Umjesto uređenog tezaurusa kao pomagala, kakvo je mišljenje u to vrijeme prevladavalo, za pretraživanje su mogle služiti i sve važnije riječi ili natuknice iz teksta. Naprimjer, mogla su to biti imena mjesta, osobna imena koja se spominju u tekstu, imena potpisnika, riječ iz predmetne natuknice i si. Osim toga, široko i na četiri razine, razrađene su i klasifikacijske oznake. Klasifikacija je spuštena do svakog spisa u predmetu, a njena razrada dosezala je do svakog detalja. Jednostavno se smatralo da ta razrada služi samo pretraživanju i da što je ona šira, to su i te mogućnosti veće. Ukratko, bilo je to pretjerivanje s informacijske strane. Prema tome, uz riječi iz teksta, za pretraživanje se uvodi dvojna metoda. Jedna prema oznakama, a druga prema riječima iz teksta. I jedna i druga mogle su se međusobno kombinirati i na taj način dopunjavati. Bio je to drugi važan korak, čija će se prava vrijednost vidjeti tek kasnije, u drugoj fazi. Kako će se vidjeti, stvar nije u tome daje ta metoda dvojna, nego u tome da se radi o jednom novom sustavu. Njegova bit nalazi se u kombinaciji između tih mogućnosti. Ukoliko ne uspije prva po klasifikacijskim oznakama, ona se dopunjuje drugom, što znači po riječima iz teksta. Drugim riječima, time kao cjelina, sustav postaje sigurniji. Što se tiče tehničke strane, kao i u slučaju sadržajne obrade, novi se model oslanjao na velike centre. Sjedne strane to je u ono vrijeme bilo i jedino moguće, a s druge, vjerojatno i glavni razlog njegove prevelike ambicioznosti. U praksi, pismohrana je postala nepotrebna i samo radi sigurnosti svedena na čuvanje izvornika. Nestalo je interne dostave, a dostavne knjige postale su isto tako nepotrebne. Izvorni spisi, koji se više nisu dostavljali, izravno su odlagani u pismohranu, a time je nestao i problem njihova gubljenja, stoje inače karakteristično za uredsko poslovanje. Budući da su zapisi ostali u mreži, više se jednostavno i nisu mogli gubiti. Kao takav, model je tijekom 1987. isproban u zajedničkim službama Sabora i Izvršnog vijeća, a nakon toga - jer nije bio u skladu s tada važećim propisima - model je u bitnim elementima prenesen i u nove propise o uredskom poslovanju. Ostala 72