ARHIVSKI VJESNIK 43. (ZAGREB, 2000.)

Strana - 47

Ž. Hedbeli, Koncept vitalnih dokumenata u uredskom poslovanju, Arh. vjesn., god. 43 (2000), str. 47-54 Živana Heđbeli Hrvatski državni arhiv Marulićev trg 21 Zagreb KONCEPT VITALNIH DOKUMENATA U UREDSKOM POSLOVANJU UDK 651.57:025.8 Izlaganje sa znanstvenog skupa 930.253:7.025 U radu se pojašnjava značenje vitalnih dokumenata, daje njihova definiciju te govori o programu zaštite vitalnih dokumenata i njegovoj važnosti za organizacije. U programu zaštite vitalnih dokumenata naročita pažnja treba biti posvećena identifikaciji vitalnih dokumenata organizacije, određivanju odgovornog osoblja, izradi kopija vitalnih dokumenata i njihovoj zaštiti. Identifikaciju vitalnih dokumenata trebaju obaviti uredski djelatnici/arhivisti te organizacije da bi se odredili oni dokumenti koji su nužni za održavanje temeljnih funkcija poslovanja odnosno da bi se tijekom i nakon nesreće omogućila uporaba vitalnih dokumenata. Pri odabiru vitalnih dokumenata važno je imati na umu da je samo 2 do 4% dokumenata vitalno. Izrada kopija dokumenata, najučinkovitiji i najuobičajeniji način zaštite vitalnih dokumenata, može se obaviti izradom dodatne kopije pri stvaranju dokumenta ili reprodukcijom postojećih dokumenata s pomoću mikrofilma, magnetske trake ili diska i fotokopija. Izvornici ili kopije vitalnih dokumenata se potom pohranjuju u organizaciji ili van nje. Za rad s elektroničkim zapisima organizacija treba, za slučaj nesreće, osigurati hot side ili prostor koji je djelatni duplikat svih sustava i opreme organizacije; ili cold side, a to je prostor s komunikacijskim vezama, potrebnim priključcima i kondicioniranim zrakom, mjesto gdje se na kompatibilnoj opremi vitalni zapisi mogu koristiti i obrađivati. 41