ARHIVSKI VJESNIK 43. (ZAGREB, 2000.)
Strana - 48
Ž. Heđbeli, Koncept vitalnih dokumenata u uredskom poslovanju, Arh. vjesn., god. 43 (2000), str. 47-54 Program zaštite vitalnih dokumenata nije luksuz već nužnost. Vitalni dokumenti su dokumenti čija je obavijesna vrijednost tako velika, a posljedice gubitka tako teške, da je posebna zaštita opravdana u svrhu smanjenja rizika od njihova gubitka. Najhitniji cilj programa zaštite vitalnih dokumenata je opstanak organizacije, a što se brže organizacija oporavi nakon nesreće, manji su gubici novca, vremena i ugleda. Ključne riječi: vitalni dokumenti, zaštita dokumenata, uredsko poslovanje Mislim da svatko može veoma lako zamisliti sljedeću situaciju: u petak popodne djelatnik zahvaćen groznicom predstojećeg vikenda nije dobro ugasio cigaretu. Kako organizacija nema vatrodojavnih aparata, požar je otkriven tek po rasplamsavanju. U ponedjeljak ujutro - organizacija ne radi. Dokumente koje nije uništila vatra, uništili su napori vatrogasaca da požar zaustave i ugase. Ne zna se ni kojim klijentima treba javiti da će, zbog požara, odgovor na njihove narudžbe kasniti, jer kopija dokumenata, potrebnih za nastavak poslovanja, nema. Ili jedan primjer iz prakse. Prošle godine u Zagrebu je tijekom radnog dana nestalo struje i nije se znalo kada će kvar biti popravljen. Izdavačka kuća, koja cjelokupnu pripremu knjiga za tisak obavlja računalno, izgubila je nekoliko sati dok je pronašla organizaciju u dijelu grada koji je imao struje, a koja ima istu vrstu računala i može na par sati primiti njihove djelatnike kako bi u roku završili rad na posljednjoj knjizi. No, poslovi su svejedno bili obavljeni tek drugi dan zbog razlika u softveru. Zamislimo koliko bi gubici, ako ne novčani, a ono vezani uz gubitak vremena ili zbog podložnosti djelatnika stresu bili manji, daje prva organizacija na sigurnom mjestu imala kopije dokumenata što se odnose na nedovršene obveze prema klijentima, a druga ugovor s organizacijom koja u svojim prostorima, s vlastitim generatorom, iznajmljuje identičan hardver i softver. Svaka od ovakvih mjera čini dio programa zaštite vitalnih dokumenata. Posljednjih se godina u uredskom i arhivskom poslovanju sve više govori o vitalnim dokumentima i o programu njihove zaštite. Povećanje broja stručnih izraza i njihovo usvajanje od strane stručne zajednice znak je rasta i razvoja svake, pa i arhivističke struke. Kako brzina usvajanja novih termina ovisi o njihovom ispravnom razumijevanju, cilj je ovog članka pojašnjenje pojma vitalnih dokumenata. Vitalni dokumenti su dokumenti neophodni za kontinuirano djelovanje organizacije tijekom i nakon nesreće i oni dokumenti koji štite prava i interese organizacije, uposlenika, vlasnika, klijenata i javnosti. 48
