ARHIVSKI VJESNIK 43. (ZAGREB, 2000.)

Strana - 40

V. Gotovina, Uredsko poslovanje i suvremena uprava u Sloveniji, Arh. vjesn., god. 43 (2000), str. 37-46 Uredba također određuje evidentiranje svih vlastitih i odaslanih dokumenata, tako da ostaje čim manje neraspoređenih dokumenata. Iz upravnog organa također nije moguće odaslati dokumenat čija kopija nije bila svrstana u dosje i evidentirana u evidenciji dosjea dokumenata. Isto vrijedi i za elektronsku poštu. Poznajemo tri zbirke dokumentarnog gradiva: 1. Aktivna zbirka dokumentarnog gradiva; to su neriješeni predmeti koji se nalaze pri radnim mjestima, 2. Tekuća zbirka dokumentarnog gradiva gdje se pohranjuju riješeni predmeti tekuće godine i dviju prijašnjih godina. Ta se zbirka obično nalazi u glavnom uredu odnosno odjeljenju za primanje, jer se pri radu često koristi. Gradivo se još uvijek kompletira, ovisno o toku rješavanja pojedinih dokumenata odnosno predmeta. Nakon dvije godine izlučuje se dokumentarno gradivo s dvogodišnjim rokom čuvanja. U slučajevima kada duplikati, kopije časopisa i službenih novina, pomoćnih obrazaca i tako dalje nisu bili smjesta izlučeni, to se obavlja prije prijenosa u stalnu zbirku. 3. Stalna zbirka dokumentarnog gradiva. Tu se čuva gradivo konačno riješenih predmeta, zajedno s evidencijama, i to: - dokumentarno gradivo koje ima određene rokove čuvanja, te ga po njihovom isteku smiju izlučiti, - trajno gradivo koje nema značajki kulturne baštine, ali mu je trajnost određena propisima ili uputama (osobni dokumenti, platne liste, stručni ispiti...) i - arhivsko gradivo koje na osnovi Upute za odabir arhivskog gradiva iz dokumentarnog gradiva preuzimamo u Arhiv. Upravni je organ dužan briniti o ispravnoj tehničkoj opremi i, prije svega, o materijalnoj zaštiti. 2. VREDNOVANJE DOKUMENTARNOG GRADIVA I PREUZIMANJE ARHIVSKOG GRADIVA Javnopravne osobe moraju brinuti o pohrani, materijalnoj zaštiti, cjelovitosti i uređenosti dokumentarnog gradiva, dok iz njega nije odabrano arhivsko gradivo. S arhivom moraju sudjelovati kod izrade Uputa za odabir arhivskog gradiva iz dokumentarnog gradiva, moraju izraditi popis arhivskog gradiva te isto izručiti arhivu. Također moraju osigurati odgovarajuće materijalne, kadrovske i financijske uvjete i odrediti jednog djelatnika na vodećem položaju koji će biti odgovoran za izvođenje navedenih obveza. Na osnovi klasifikacijskih planova i uz sudjelovanje stručnih djelatnika iz republičkog upravnog organa, izrađujemo Uputu za odabir arhivskog gradiva iz dokumentarnog. Cijeli se postupak odvija na osnovama Pravilnika o odabiru i izruči40