ARHIVSKI VJESNIK 43. (ZAGREB, 2000.)
Strana - 39
V. Gotovina, Uredsko poslovanje i suvremena uprava u Sloveniji, Arh. vjesn., god. 43 (2000), str. 37-46 sa zapisima. Pravila postupanja zapisima stvar su vođenja, planiranja i izvršavanja upravnih zadataka, zato ih moraju poznavati i upotrebljavati i upravni djelatnici koji upravne poslove planiraju i smišljeno raspoređuju, te oni stručni upravni djelatnici koji upravne poslove sprovode. 7 Prije uvođenja spomenute Uredbe u praksi se događalo daje pomoćno osoblje (tajnice, djelatnici u odjeljenju za primanje, unosioci podataka...), ili kako smo ih ponekad podcjenivački nazivali administracija, održavalo osnovnu sređenost u upravnom organu prema propisanim pravilima, koje vodeći i stručni djelatnici gotovo nisu ni poznavali. Posebnost ove Uredbe je u tome, da ona ne predviđa jedinstveni klasifikacijski plan za sve upravne organe. Ministarstvo unutarnjih poslova RS, odnosno Uprava za sustav i djelovanje državne uprave, je 1995. godine izdala Okvirni plan klasifikacijskih znakova, kojim je određeno deset glavnih skupina. 8 Plan klasifikacijskih znakova mora odrediti ministar ili predstojnik upravnog organa. Evidencija se vodi po sadržaju predmeta, na temelju tromjesnih klasifikacijskih znakova koje svaki republički organ za svoje područje djelovanja smije prema potrebi raširiti na četiri ili pet mjesta. 9 Značajna je novost Uredbe daje o predmetima, dokumentima i prilozima potrebno voditi jedinstvenu i propisanu evidenciju u računalu. Za cijelu republičku upravu Centar vlade RS za informatiku razvija program SPIS (LOTUS NOTES) koji bi trebao pojednostaviti čuvanje i dostupnost informacija te komuniciranje među korisnicima. Taj program nam omogućava: - sakupljanje informacija - neposredno, unosom podataka ili raznih drugih izvora (tekstova, preglednih tablica, grafika, videa...) koje pohranjuje u obliku sastavljenih dokumenata, - organiziranje informacija - uredno ujedinjuje dokumente u baze podataka, tako da svaki korisnik brzo pronalazi traženi dokument. Omogućava jednostavno organiziranje velike količine dokumenata, pridonosi lakšem nadziranju i upravljanju radnim skupinama i rezultatima njihova rada (za osobe s dostupom u svakom je trenutku moguć uvid u riješene i neriješene predmete), - dijeljenje informacija s drugim koristnicima koji su povezani u mreži, - procesiranje informacija - posredovanje informacija od jednog do drugog korisnika gdje svatko može dodati ili nadopuniti informacije, sukladno s njegovim nadležnostima. 7 Martin Lorbar, Ravnanje z zapisi (Pisarniško poslovanje), Ljubljana 1997. 8 0-organizacija države, 1-djelatnost, zdravstveno i socijalna zaštita, 2-unutrašnji poslovi, 3-gospodarstvo, 4-flnancije i državna imovina, 5-vanjski poslovi, 6-znanost, školstvo i šport, 7-pravosuđe, 8-obrana, 9-stvari izvan glavnih skupina od 0-8. 9 Npr. Ministarstvo za gospodarstvo ima razgrađenu šifru 3. 39
