ARHIVSKI VJESNIK 43. (ZAGREB, 2000.)
Strana - 320
Recenzije i prikazi, Arh. vjesn., god. 43 (2000), str. 281-336 uprava ili samo neki njihov dio. Informacije o razgraničenju novog sustava su prvenstveno neophodne korisnicima sustava nakon što se on prebaci u Arhiv. Sustav može sadržavati i elektroničke i papirnate dokumente istodobno, ako je apsolutno jasno koji se dokumenti predmeta pohranjuju na papiru, a koji elektronički, što znači da državna uprava može postupno uvoditi elektroničko arhiviranje. Svi sustavi moraju omogućiti registraciju sljedećih informacija o dokumentima pohranjenim u sustavu: naslov, datum, vezu s jednim ili više predmeta, pošiljatelja ili primatelja, te da li se radi o papirnatom ili elektroničkom dokumentu. Svi predmeti moraju biti vezani uz tezaurus kojeg se determinira prije negoli se počne s uporabom sustava. Svi sustavi moraju imati niz uputa, određenih prije negoli se počne s uporabom sustava, kako bi se osigurala pohrana pravih informacija i spriječio gubitak informacija. Upute moraju opisivati formate dokumenata upotrebljene u sustavu, te kako su ti formati prebačeni na format koji zahtijeva Arhiv. Druga se okružnica bavi zahtjevima koje državna uprava mora zadovoljiti pri transferu zapisa u Arhiv. Transfer elektroničke kopije svih sustava, koji se trebaju sačuvati, obavlja se svakih pet godina. To znači da se kopije većine baza podataka šalju više od jednog puta, a ostali se sustavi obično predaju Arhivu po isteku razdoblja od 5 godina. Transfer sustava koji su još u uporabi osigurava, do određene mjere, očuvanje podataka sadržanih u sustavu. Svaka elektronička kopija sustava mora zadovoljiti ove zahtjeve: podaci moraju biti konvertirani u verziju neovisnu o sustavu, podaci moraju biti dokumentirani, podaci moraju biti preneseni na CD-ROM. Konverzija u verziju neovisnog sustava znači da podaci u bazi podataka koja je dio sustava moraju biti konvertirani u relacijsku bazu podataka, polja unutar jednog stupca moraju biti iste dužine ili dužina pojedinačnog polja mora biti opisana u zaglavlju, podaci u pojedinoj koloni moraju odgovarati ISO:8601 :1993 standardu, podaci moraju biti konvertirani u znakove prema ISO 8859-1:1987, Latin 1 standardu. Elektronički dokumenti moraju biti konvertirani u TIFF, grafički format koji osigurava očuvanje slike svakog dokumenta. Elektronički dokumenti također trebaju biti prebačeni u tekst verziju ako sustav čuva dokumente u formatu u kojem su kreirani ili ako su dokumenti koje je državna uprava primila konvertirani u tekst verziju nakon skeniranja. Ovi zahtjevi trebaju osigurati da Arhiv mora kreirati samo jedan ili nekoliko programa u vezi s konverzijom elektroničkih zapisa. Sve elektroničke zapise Arhiv treba konvertirati aproksimativno jedanput u pet godina. Dokumentiranje podataka znači da pojedinačne tablice i stupci u bazi podataka, koja je dio sustava, moraju biti elektronički dokumentirani. Arhiv je stvorio standarde za opis ovakve vrste meta-podataka. Dokumentiranje mora uključivati opis strukture pojedinačne tablice, opis odnos između tablica, opis, sadržaja pojedinih 320
