ARHIVSKI VJESNIK 43. (ZAGREB, 2000.)
Strana - 319
Recenzije i prikazi, Arh. vjesn, god. 43 (2000), str. 281-336 (IT = information technology!) Danskog nacionalnog arhiva (e-mail: kvk@ra.sa.dk ) o novim propisima Danskog državnog arhiva o elektroničkom arhiviranju dokumenata. Budući da hrvatska arhivska služba tek treba izraditi slične propise, primjer Danske nalazimo vrlo primjerenim i prikladnim, pa članak donosimo skoro u cijelosti. Arhiv je 14. siječnja 2000. izdao dvije nove okružnice koje sadrže opis zahtjeva koje danska državna uprava mora ispuniti prije uvođenja sustava elektroničkog arhiviranja dokumenata ili prije predaje elektroničkih zapisa Danskom državnom arhivu. Okružnice se temelje na danskom zakonu o javnim arhivima iz 1992. godine i relevantnoj ministarskoj odredbi koja Arhivu omogućuje da regulira elektroničko arhiviranje državne uprave, te način na koji će konvencionalni dokumenti i elektronički zapisi biti predani Arhivu. Arhiv je već 1995. izdao jednu okružnicu, koju je 1998. nadopunio nizom uputa. Novoizdanc okružnice bave se sustavima u kojima se i dokumenti i zapisi o dokumentima elektronički arhiviraju. Okružnice se odnose na sve vrste sustava elektroničkog arhiviranja: obične baze podataka, sustave upravljanja elektroničkim dokumentima te sustave potpunog elektroničkog arhiviranja. Na taj je način dobavljačima nabrojanih softvera lakše odgovoriti na zahtjeve Arhiva, a Arhivu lakše da svoje postojeće elektroničko gradivo konvertira na nove formate i medije pohrane, te da stvori sustave kojima je sakupljeno elektroničko gradivo raspoloživo svima. Prva se okružnica bavi zahtjevima koje državna uprava mora zadovoljiti kada uvodi nove sustave elektroničkog arhiviranja. Državni organi moraju prijaviti Arhivu svaki novi electronic filing systems prije negoli ga uopće počnu koristiti, što do sada nije bio slučaj s običnim bazama podataka, a ujedno je to i jedini obvezni zahtjev za baze podataka. Na temelju opisa podataka za koje je planirano da čine bazu, odlučuje se da li će je Arhiv preuzeti. Sustavi moraju biti točno definirani u odnosu na druge sustave i moraju omogućavati registraciju određenih informacija o dokumentima, bilo da su oni pohranjeni na papiru ili spremljeni elektronički. Korištenje sustava mora biti precizno definirano nizom uputa. Svi sustavi moraju biti mwdusobno razgraničeni. Sustav mora biti jasno definiran u odnosu na sustave koji su mu prethodili ili koji će doći nakon njega, to znači da je jasno vidljiva granica kada je započeta uporaba novog sustava, svi fileovi u starom sustavu trebaju biti zatvoreni, a novi fileovi otvoreni u novom sustavu. Dodatno, novi sustav treba biti podijeljen na arhivska razdoblja koja uobičajeno jesu 5 godina, nakon isteka tog razdoblja svi se fileovi moraju zatvoriti i ponovno otvoriti novi za novo petogodišnje razdoblje kada se počinje koristiti nova baza podataka. Mora biti apsolutno jasno koji organizacijski dijelovi (institucije) koriste novi sustav, budući da često više organizacija koristi jedan sustav. Također mora biti apsolutno jasno koje predmete sustav pokriva - da li sve predmete kojima se bavi državna 319
