ARHIVSKI VJESNIK 43. (ZAGREB, 2000.)
Strana - 15
Theo H.P.M. Thomassen, Arhivisti i records manageri: ista struka, različite odgovornosti, Arh. vjesn., god. 43 (2000), str. 7-18 područja upravljanja spisima i upravljanja arhivskim gradivom je proces koji se odvija brzo. Njegova prva faza - integracija funkcija - još nije dovršena, dok je zadnja faza - prilagodba zakonodavstva o upravljanju spisima i arhivskog zakonodavstvajoš u tijeku. Teorijski koncept records continnuma i integrativni pogled na funkcije upravljanja spisima i arhivskim gradivom u Australiji je već našao svoj put do zakonodavca. Ove godine je u Novom Južnom Walesu Arhivski zakon iz 1960. godine zamijenjen novim Zakonom o državnim spisima. Cilj novog zakonodavstva nije samo omogućiti bolju zaštitu za važan dio kulturne baštine države, nego i osigurati bolje upravljanje spisima vladinih institucija tijekom njihova vijeka postojanja i promovirati učinkovitu i odgovornu vladu kroz poboljšano upravljanje spisima. Dio zakona définira odgovornosti u okviru upravljanja spisima u javnim uredima. Ovaj dio sadrži propise i postupke u upravljanju spisima, ali i obvezu javnih ureda da stvaraju i čuvaju potpune i točne spise o svojim aktivnostima, te odredbu koja osigurava da informacije u spisima koji ovise o tehnologiji, kao što su elektronički dokumenti, u procesu njihova čuvanja i nadzora mogu biti izrađeni i dostupni kada je to potrebno. Svrha je ove zadnje odredbe, naravno, odgovoriti na izazov koji postavlja elektroničko okruženje. Ona se smatra ključnom komponentom strategija koje su razvijene za javne službe Novog Južnog Walesa za upravljanje elektroničkim dokumentima tijekom vremena. Odredbe Zakona o državnim spisima, koje se odnose na upravljanje spisima, zahtijevaju i postojanje glavnog izvršnog službenika koji treba osigurati da javni uredi provode odredbe zakona. Stoga je ranija Arhivska uprava zakonom preobražena u Upravu za državne spise Novog Južnog Walesa, a nekadašnji glavni arhivist preimenovan u ravnatelja Ureda za državne spise. Među ostalim dužnostima, Ured za državne spise ima prema zakonu ključnu odgovornost za odobravanje uništenja državnih spisa i za donošenje odluke o tome koji će se spisi čuvati u Državnome arhivu. Intencija je novoga zakona i svjestan i nužan pomak prema više proaktivnom modelu u kreiranju, upravljanju, nadzoru i odluci o konačnoj sudbini državnih spisa. Osim odredbi o valjanom upravljanju spisima, novi zakon sadrži i odredbe o nadzoru koji provodi Ured za državne spise kako bi osigurao da su spisi trajne vrijednosti, koje javni ured čijim su radom nastali više ne koristi, pod nadzorom i dobrom upravom u svojstvu državnog arhiva. Zakon daje ovlasti Uredu za državne spise da taj nadzor vrši tako da spise uzme u svoj posjed i pod svoju zaštitu, ili da sklopi ugovor, u slučaju da neka druga osoba (uključujući i javne ustanove) ima doći u posjed takvih spisa i čuvati ih. Ovaj dio zakona će postajati sve važniji, jer sve više spisa nastaje u elektroničkom obliku i više nije toliko praktično, odnosno poželjno njihovu fizičku zaštitu prenijeti na Ured za državne spise. 15
