ARHIVSKI VJESNIK 43. (ZAGREB, 2000.)

Strana - 16

Theo H.P.M. Thomassen, Arhivisti i records managen: ista struka, različite odgovornosti, Arh. vjesn., god. 43 (2000), str. 7-18 Različite funkcije, različite odgovornosti Sada dolazim do zaključka. Kako spisi gube svoju čvrstu fizičku pojavnost, funkcije upravljanja spisima i arhivske funkcije postaju međusobno ovisnije. Funkcija upravljanja spisima je redefinirana kao funkcija čiji je cilj osigurati da organizacija obavlja svoje zadaće i bude odgovorna posredstvom spisa. Upravljati funkcijom zaštite spisa znači voditi, koristiti i nadzirati sustav za upravljanje spisima i osigurati efikasnost i učinkovitost postupaka unutar tog sustava. Struka koja obavlja te zadatke jest današnji records manager. Arhivska funkcija je redefinirana kao funkcija čiji je cilj osigurati da organizacija ili zajednica čiji je ona dio, bude odgovorna za svoju prošlost, i to putem spisa (ili arhiva). Upravljati arhivskom funkcijom znači osigurati dugoročnu dostupnost i trajnu kvalitetu njezina uvijek relevantnog proizvoda. Stručnjak koji obavlja ove zadatke je današnji arhivist. Sukladno tomu, zahtjevi za ulazak u obje struke se približavaju. U skoroj budućnosti records manager bi mogao imati specijalizaciju u informatici, a arhivist u povijesti i diplomatici. Međutim, njihove opće kvalifikacije bi mogle biti iste: kvalificiranost u znanstvenoj disciplini koja je u osnovi oba zanimanja, tj. arhivističkoj znanosti. Bilo bi zaista dobro ako bi records managed i arhivisti postali članovi istoga strukovnog udruženja ili društva. Integraciju struke bi obje poddiscipline mogle iskoristiti da poboljšaju svoje stručne kompetencije i uspješnost u izvršenju poslova za koje su odgovorni u društvu. Arhivisti i records managen: ista struka, različite odgovornosti, to je bio predmet ovoga izlaganja. Svi specijalisti za elektroničke dokumente u našoj struci zagovaraju blisku povezanost između funkcije upravljanja spisima i arhivske funkcije. I oni su potpuno u pravu. Većina njih zagovara također i vodeću ulogu arhivista u fazi projektiranja sustava za upravljanje spisima. Ovo stajalište nije lišeno rasprave. Na DLM forumu 1996. moj se kolega Peter Horsman u svome izlaganju o sustavima za upravljanje spisima usprotivio tome gledištu i zagovarao jasnu podjelu odgovornosti između records managera i arhivista. Ja se u potpunosti slažem s njim. Arhivist bi se trebao suzdržati od zadiranja u posao records managera, ne bi se smio uplitati u implementaciju i nadziranje nužnih funkcija upravljanja spisima u poslovnim aplikacijama. Bili dokumenti u elektroničkom obliku ili ne, postojala ili nepostojala integracija između records managera i arhivista, glavna zadaća records managera uvijek će biti pomoći svojoj organizaciji da postigne svoje ciljeve, putem spisa. Arhivist uvijek mora ostati nepristran i neovisan o organizaciji čijim su radom spisi nastali. 16