ARHIVSKI VJESNIK 41. (ZAGREB, 1998.)
Strana - 59
R. Brown, Funkcionalno vrednovanje u Državnom arhivu Kanade, Arh. vjesn., god. 41 (1998), str. 51-65 nih za formuliranje njihove politike, programa ili usluga. Administrativna mjesta se potom rangiraju prema arhivskoj vrijednosti uz pomoć različitih kriterija, uključujući faktore kao što su funkcionalne značajke institucije kao cjeline (ured koji vodi središnju politiku, operativni "stručni" odjel, kadrovska služba); vodeća uloga unutar konteksta šireg institucionalnog okruženja i priroda uključenosti u šire poslovne procese ureda; funkcionalna autonomija sastavnih odjela u odnosu na središnjicu, regionalne i mjesne urede; funkcionalni utjecaj i interakcija s građanima, itd. Na temelju ove analize donose se odluke o tome u kojim se administrativnim mjestima unutar institucije najvjerojatnije stvaraju i čuvaju dokumenti arhivske vrijednosti. Te odluke tvore hipotezu makro-vrednovanja. Odmah je uočljivo da ovaj pristup nije striktno funkcionalan, već točnije strukturno-funkcionalan, jer se uvijek rade veze između poslovnih funkcija i administrativne strukture, izuzev u okolnostima gdje je DA identificirao poslovne funkcije i procese zajedničke za sve urede koji stvaraju dokumente slične vrste, na koje se primjenjuju zahtjevi funkcionalnog preuzimanja, kao stoje to slučaj s Općom listom za izlučivanje gradiva, Sve se to odvija isključivo u obliku projekta (bez rada s dokumentima). Iskustvo i istraživanja DA ukazuju daje potpuni funkcionalni pristup arhivskom vrednovanju, iako možda izrazito poželjan cilj projekta, težak za provedbu u smislu odgovornosti klijenta vezane uz sporazum o preuzimanju dokumenata i štoviše, nužno ne povezuje dokumentaciju s trajnim utjecajem administrativnih struktura na aktivnosti i proces stvaranja dokumenata. To znači da: 1) arhivi općenito nemaju posla s funkcijama kao "mjestima odgovornosti", već radije s uredima i djelatnicima s dodijeljenim ovlastima unutar administrativne strukture; i 2) čisto funkcionalno poimanje državnih organizacija i sustava ima određena ograničenja u smislu da ne daje cjelovitu sliku suvremenih postupaka stvaranja i čuvanja dokumenata. Ipak, unatoč ovim dvama ograničenjima, naše razumijevanje okruženja u kojem posluju državne institucije i naši odgovarajući izbori čuvanja gradiva, uvelike su vođeni funkcionalnom analizom. U stvari, ako postoje neki problemi s našom strategijom, oni nisu povezani s njenom intelektualnom osnovom, već s praktičnom primjenom. Dva će primjera poslužiti za ilustraciju naravi kompromisa koji su trenutno neophodni za provedbu funkcionalnog pristupa preuzimanju dokumenata kako je to istaknuto u GWP-w i Metodologiji vrednovanja. Prvi se primjer tiče naših nedavnih napora da evaluiramo dokumente koje je stvorilo federalno Ministarstvo prometa (MP). U ovom smo slučaju imali posla s velikim vladinim uredom u kojem je zaposleno 25.000 osoba odgovornih za provedbu 60 važnih zakona, od kojih za njih 27 59
