ARHIVSKI VJESNIK 41. (ZAGREB, 1998.)
Strana - 60
R. Brown, Funkcionalno vrednovanje u Državnom arhivu Kanade, Arh. vjesn., god. 41 (1998), str. 51-65 MP ima isključivu odgovornost. Kao podršku svojim poslovnim operacijama, MP koristi jedinstven, enormno velik i kompliciran sustav uredskog poslovanja i središnju pismohranu uređenu na temelju predmetne klasifikacije. Ovdje ne mogu ići u detalje, ali je dostatno da kažem da ovaj sustav uredskog poslovanja stavlja neke zapreke primjeni funkcionalnog vrednovanja jednostavno zbog svoje fizičke veličine i kompleksnosti. Na primjer, sustav 2.500 glavnih grupa predmeta dijeli na približno 4.000.000 grupa druge razine, koji se potom granaju na grupe treće i četvrte razine koje sadrže više tisuća predmeta unutar grupe druge razine. Ispred brojeva predmeta nalaze se slovčane oznake dužine do 7 slova koje povezuju predmet s odgovarajućim uredom unutar organizacije u pet regija diljem zemlje. Važnija i ozbiljnija zapreka primjeni funkcionalnog vrednovanja je to stoje sustav u potpunosti temeljen na konceptu sadržaja, a ne na pojmu poslovne funkcije. U svom zahtjevu upućenom DA, u kojem se tražilo odobrenje za izlučivanje dokumenata 11 operativnih sektora, Ministarstvo je arhivu ponudilo opće opise svojih poslovnih procedura i aktivnosti tipično retoričke prirode, opisujući pravnu osnovu i mandat, ali nije moglo dati bilo kakve podatke o vezi između svojih aktivnosti i sustava uredskog poslovanja. Drugim riječima, DA se suočio s ekvivalentom nekih 11 "kontejnera" ispunjenih raznim predmetnim spisima, da ne govorimo o 1000 ili više aplikacija baza podataka koje Ministarstvo koristi za operativnu podršku. Naravno, nije bilo ni približno moguće koristiti staru "iskušanu" i "pravu" metodu analize predmeta po predmet prema kriterijima utemeljenima na taksonomiji evidencijskih i informacijskih vrijednosti. S druge strane, nije postojao neki očit "putokaz" kojim bi se vodilo vrednovanje temeljeno na funkcionalnoj analizi. Ono što smo uradili u ovom slučaju jest sljedeće. Funkcionalne putokaze prema registraturnom sustavu artikulirali smo prilagodbom dvaju planskih dokumenata planiranja koje smo ubrzo otkrili u Sektoru za politiku i kooridinaciju MP-a. Razrađene su dvije funkcionalne mreže: jedna koja je identificirala kategorije poslovnih funkcija i programa Ministarstva "mapirane" prema administrativnim uredima koje se smatra primarno odgovornima za njihovu implementaciju; druga koja identificira odgovornosti MP-a za provođenje zakona, opet mapirane prema ovlaštenim i odgovornim uredima. Također smo, da bi izradili hipotezu za vrednovanje, prilagodili dva poslovna koncepta koja MP koristi za planiranje i raspodjelu sredstava: Ured primarnog interesa {Office of Primary Interest - OPI) i Ured kolateralnog interesa (Office of Collatéral Interest - OCI). Za svaku operativnu funkciju ili legislativnu komponentu unutar svog portfelja mandata, ministarstvo obično dodjeljuje primarnu odgovornost jednom OPI i četirima OCI, što uključuje i odgovornost za stvaranje i čuvanje dokumenata. Stoga smo zaključili da se najpotpunija i najpouzdanija dokumentacija o poslovnim funkcijama i programima koji su dodijeljeni MP-u, nalazi na tim mjestima, u osnovi u OPI. Rabeći "dijelove" mreže u kombinaciji sa slovča60
