ARHIVSKI VJESNIK 41. (ZAGREB, 1998.)

Strana - 58

R. Brown, Funkcionalno vrednovanje u Državnom arhivu Kanade, Arh. vjesn., god. 41 (1998), str. 51-65 tivnosti s obzirom na interno dodijeljene mandate, značajke relevantnog zakonodavstva i prirodu poslovnih aktivnosti institucije. Za podršku ovim aktivnostima izrađena je neposredno nakon toga, 1991. (autor je opet Cook) Metodologija vrednovanja koja arhivistima daje proceduralne korake i analitičke protokole, što također uvelike proizlazi iz perspektive funkcionalne analize, iako, kako ćemo vidjeti, također sadrži određeni oblik vrednovanja dokumenata. U biti Metodologija vrednovanja sadrži detaljniju razradu GWP-a prilagođenu za primjenu na razini pojedine institucije i/ili njenih funkcionalnih jedinica prevedenih u administrativna mjesta stvaranja dokumenata (sektori, podružnice, uredi). Teza koja je u osnovi ove metodologije jest, da se arhivski status dokumenata uvelike može izvesti iz uočene vrijednosti funkcije ili aktivnosti uz koju su vezani i za koju pružaju primarni dokaz i podršku. Problemi koji arhivistima ostaju za rješavanje su: 1) koje su poslovne funkcije ureda te koja je njihova veličina i prioritet u smislu arhivske vrijednosti; 2) koji odjel ili administrativno mjesto unutar ureda daje najpotpuniji zapis o funkciji ili funkcijama za koje se smatra da ima(ju) takvu arhivsku vrijednost; i 3) koji je identitet, i istodobno, fizički obim dokumenata stvorenih od ovih mjesta potreban da da dovoljan dokaz - u najjezgrovitijem obliku i na najboljem mogućem mediju - o funkcijama za koje se odredilo da imaju arhivsku vrijednost. Da odgovore na ova pitanja, naši analitičari i arhivisti općenito slijede dvostupanjski analitički proces koji uključuje: 1) formuliranje hipoteze makro-vrednovanja; i 2) provjeru hipoteze kroz ispitivanje dokumenata. Ukratko, po primitku zahtjeva savezne institucije kojim se traži odobrenje za izlučivanje dokumenata koji obuhvaćaju svu ili dio njezine administracije, DA započinje s istraživačkom fazom kojom se procjenjuju svi uredi, od najvišeg do najnižeg, unutar njezine administrativne strukture, kao značajna mjesta stvaranja dokumenata, kako unutar hijerarhije savezne uprave, tako i unutar same institucije, u kombinaciji s organizacijskim aspektima i aspektom poslovnog sustava, temeljenim na analizi funkcija i dokumenata stvorenih kao posljedica tih funkcija. Rabeći kontekstualne informacije koje ured dostavlja zajedno sa svojim zahtjevom, jednako kao i druge materijale, kao što su zakoni, propisi, organigrami i prikazi odgovornosti za aktivnosti, srednjoročni i dugoročni planovi rada i planovi poslovnih aktivnosti, pojedinačne institucije se "dekonstruiraju" da bi se identificirale određene funkcije ili aktivnosti za koje im je povjerena odgovornost ili su matična ustanova za tu funkciju odnosno aktivnost, te se rade shematske veze između tih funkcija i aktivnosti i različitih administrativnih sektora, podružnica i odjela unutar institucije, odgovor58