ARHIVSKI VJESNIK 41. (ZAGREB, 1998.)
Strana - 12
J. Ivanović, Vrednovanje elektroničkih zapisa, Arh. vjesn., god. 41 (1998), str. 7-21 materijal, oblik ili način izrade, nego se izvodi iz određenog oblika komunikacije koji se najčešće naziva poslovnim transakcijama. 7 Oblik tradicionalnog dokumenta nije jedini način na koji te transakcije mogu biti trajno zabilježene. Elementi koji su u strukturi tradicionalnog dokumenata trajno fizički zabilježeni, u elektroničkom sustavu mogu biti prikazani na različite načine, što elektroničke dokumente čini daleko ovisnijima o sustavu u cjelini, kako u pogledu identifikacije, tako i u pogledu vrednovanja. To je ijedan od najozbiljnijih razloga zašto se smatra daje funkcionalno makro vrednovanje najpodesniji model za vrednovanje elektroničkih zapisa K i zašto se preporučuje provedba vrednovanja na razini informacijskog sustava u cjelini, po mogućnosti u fazi projektiranja takvog sustava, prije negoli je nastao ijedan dokument. Primjenljivost tradicionalnih pristupa i kriterija na vrednovanje elektroničkih zapisa Vrednovanje se s praktične strane uglavnom sastoji u utvrđivanju niza kriterija zasnovanih na informacijskoj ili evidencijskoj vrijednosti dokumenta i, u novije vrijeme, na funkcionalnom kontekstu njegova nastanka, definiciji jedinice na koju se ti kriteriji primjenjuju (npr. pojedinačni dokument, predmet, serija ili tip dokumenata), i na zahtjevu da rezultat vrednovanja bude takav da se sačuvaju vjerodostojnost i autentičnost svake jedinice, za koju je odlučeno da se trajno čuva, te razumljivost cjeline i konteksta nastanka zapisa. Sve dok se elektroničke zapise smatra dokumentima poput ostalih, primjena kriterija koji se i inače koriste u vrednovanju u načelu ne bi trebala biti upitna. Elektroničke zapise treba vrednovati u kontekstu cjeline svih zapisa koji su nastali djelovanjem jedne organizacije i pri tome primjenjivati iste kriterije. 9 Unutar takvog općeg pristupa postoji ipak nekoliko specifičnosti koje uvjetuju način primjene postojećih modela vrednovanja. Prve koje su bile uočene odnosile su se na čitljivost i obradivost elektroničkih zapisa i dokumentaciju o njima. Elektronički zapis nije čitljiv niti razumljiv bez odgovarajućeg softvera i hardvera, odnosno dokumentacije o tome na koji način podatke treba interpretirati i prikazati da bi bili 7 O tome vidi npr. Bearman D. "Recordkeeping Systems" u: Electronic Evidence: Stratégies for Managing Records in Contemporary Organizations, Pittsburgh 1994. str. 35-70. 8 Conseil international des archives. Comité sur les documents électroniques, Guide pour la gestion archivistique des documents électroniques, Paris 1997. str. 35-37. 9 Drukčiji pristup bi učinio upitnom konzistentnost vrednovanja, jer bi se dijelovi istog fonda vrednovali različito, što bi u krajnjoj liniji značilo da vrijednost ne ovisi o provenijenciji odnosno kontekstu nastanka zapisa. Ako bi se prihvatila ta mogućnost, trebalo bi redefinirati i sam pojam dokumenta. Preporuka o jedinstvenom pristupu vrednovanju svih oblika zapisa u spomenutoj Nauglerovoj studiji stoga nije nikad ozbiljnije dovođena u pitanje. 12
