ARHIVSKI VJESNIK 41. (ZAGREB, 1998.)

Strana - 13

J. Ivanović, Vrednovanje elektroničkih zapisa, Arh. vjesn., god. 41 (1998), str. 7-21 razumljivi. Ako postoji dvojba u pogledu mogućnosti da se trajno osigura dostupnost potrebnog softvera i dokumentacije, postaje upitnom svrsishodnost vrednovanja ovih zapisa kao arhivskih dokumenata trajne vrijednosti, jer će oni, čak i ako se osigura čitljivost samih zapisa, izgubiti svojstvo dokumenta u okruženju u kojem ne postoji potpuna kontrola nad obradom i interpretacijom strojno čitljivih podataka. Instrukcije koje određuju mogućnost obrade mogu biti dokumentirane ili dijelom nadzirane unutar datoteke podataka u kojoj je pohranjen sadržaj zapisa, neovisno o njoj u nekom drugom dijelu sustava ili u obliku papirnate dokumentacije ili kao funkcije računalnog programa. U ovom zadnjem slučaju elektronički dokument se zapravo sastoji od strojno čitljivih podataka koji su predmet obrade i primijenjenih i dokumentiranih postupaka obrade koji su funkcija softvera, a ne nešto stoje zabilježeno u danoj strojno čitljivoj datoteci. Arhivski dokument u tom smislu treba definirati kao logički entitet koji obuhvaća obradive podatke, softverske instrukcije i dokumentaciju o stvarno izvršenim postupcima obrade nad određenim skupom podataka prilikom izvršenja odgovarajuće poslovne transakcije. Posljedica toga jest da vrednovanje mora uzeti u obzir sva ta tri čimbenika i način na koji su implementirani u sustavu tako da vrednovanje nekog elektroničkog zapisa sadrži u neku ruku i vrednovanje čitavog informacijskog sustava, njegove dokumentacije i sadašnje i pretpostavljene buduće čitljivosti i obradivosti podataka, jednako kao što i zaštita znači sačuvati sadržaj i funkcionalnost svake od tih komponenti. U postupku vrednovanja trebalo bi najprije obraditi tehnička pitanja koja se odnose na čitljivost i razumljivost zapisa i raspoloživost dokumentacije, kako bi se eliminirali oni zapisi koji iz tehničkih razloga nisu pogodni za trajno čuvanje. Odatle je vrlo lako doći do zaključka da će se kao prikladan predmet vrednovanja pojaviti sam sustav u cjelini bez obzira na to obuhvaća li sve ili samo neke poslovne funkcije stvaratelja ili samo neke dijelove pojedinih funkcija. Takav bi pristup bio u izravnoj koliziji s načelom da svo gradivo jednog stvaratelja treba vrednovati u cjelini, na temelju istih kriterija, i da pojedine jedinice nad kojima će se vršiti vrednovanje treba definirati prema djelatnosti stvaratelja, a ne prema tehnologiji kojom je ta djelatnost informatički podržana. Koliko taj pristup može biti privlačan i koliko se na neki način sam po sebi nameće, mogu posvjedočiti neki projekti vrednovanja baza podataka gdje je predmet vrednovanja sama baza kao takva i njen informacijski sadržaj, a ne npr. evidencijska vrijednost podataka sadržanih u bazi.

10 Kriteriji koji se tu nameću mogu se prilično razlikovati od uobičajenih, na evidencijsku vrijednost usmjerenih kriterija. U pravilu se kod elektroničkih baza podataka, često i zbog njihove prvotne namjene da posluže kao izvor podataka koji su potrebni 10 Usp. opis dvaju projekata američkog saveznog arhiva u: Duranti, "Thethinkingon appraisal of electronic records: its évolution, focuses, and future directions", Janus 1997:2, str. 57-58. 13